Heiztechnik: VDI 3805

Die VDI 3805 ist als Richtlinienreihe modular aufgebaut. Blatt 1 definiert grundlegende Regeln und das allgemeine Datenmodell für den Produktdatenaustausch in der TGA. Darauf aufbauend widmen sich weitere Blätter spezifischen Produktgruppen der TGA. Jedes Blatt beschreibt ein hersteller- und softwareunabhängiges Datenformat für eine bestimmte Kategorie von Bauteilen. So gibt es Blätter für Heiztechnik-Komponenten wie z. B. Heizkörper und Konvektoren, Wärmeerzeuger (Heizkessel), Ventile, Pumpen oder Brenner, aber auch für Gewerke aus Lüftungs-, Sanitär-, Elektro- und Gebäudeautomationstechnik. Beispielsweise existiert ein Blatt 2 für Heizungsarmaturen (Ventile), ein Blatt 3 für Wärmeerzeuger (Heizkessel), Blatt 6 für Heizkörper und Kühlkonvektoren, Blatt 8 für Brenner, Blatt 17 für Trinkwasserarmaturen, Blatt 20 für Speicher und Durchlauferhitzer, Blatt 22 für Wärmepumpen, Blatt 23 für Lüftungsgeräte, Blatt 29 für Rohrleitungen und Formstücke und viele mehr. Die Vielzahl der Blätter spiegelt die breite Abdeckung aller Gewerke der technischen Gebäudeausrüstung wider: Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro und Gebäudeautomation werden durch entsprechende Datenblätter abgebildet. Neuere Blätter erweitern den Standard sogar auf Bereiche wie Sensorik, Gebäudeleittechnik oder Installationssysteme in der Elektrotechnik. Dadurch strebt die Richtlinie an, mittelfristig die gesamte TGA mit einer gemeinsamen Datenbasis abzudecken.

Jedes Richtlinienblatt definiert detailliert die Datenstruktur und Parameter, die für die jeweilige Produktgruppe notwendig sind. Dies umfasst sowohl geometrische Daten (z. B. Abmessungen, Anschlussmaße, Volumenmodelle) als auch alphanumerische Attribute (wie Material, Leistungsdaten, Drücke, Temperaturen, Normen, Artikelnummern). Zudem können leistungsbezogene Kennwerte und dynamische Funktionen enthalten sein, etwa Kennlinien von Pumpen oder Ventilen. Die VDI 3805 legt dabei fest, wie diese Informationen klassifiziert und strukturiert bereitzustellen sind, sodass sie von Softwarelösungen maschinell verarbeitet werden können. Ein zentrales Prinzip ist die Herstellerneutralität: Anstatt proprietärer Formate gibt es ein einheitliches Austauschformat, das von allen Herstellern genutzt werden kann. Die Daten werden typischerweise in einem textbasierten Format bereitgestellt (historisch als .vdi-Dateien) und können von CAD- und Berechnungsprogrammen eingelesen werden. Moderne Implementierungen nutzen auch XML-Schemata gemäß VDI 3805, um Webservices zu ermöglichen. So existieren XML-Schnittstellen für verschiedene Blätter (z. B. Heizarmaturen, Wärmeerzeuger, Wärmepumpen), die den direkten Abruf von Katalogdaten über das Internet erlauben. Diese service-orientierte Architektur spiegelt aktuelle Entwicklungen wider und erleichtert die Integration der VDI 3805 in cloudbasierte BIM-Plattformen oder Berechnungstools.

Ein weiteres Strukturelement ist die Unterstützung unterschiedlicher Darstellungstiefen. In BIM-Projekten wird zwischen Grob- und Feindarstellung sowie verschiedenen Detailgraden (LOD/LOG) unterschieden. Die VDI 3805 bietet die Möglichkeit, geometrische Vereinfachungen (Grobmodelle) und detaillierte Modelle vorzuhalten, um je nach Planungsphase die passende Detailtiefe zu nutzen. Darüber hinaus definiert sie sogenannte Störbereiche (Kollisions- und Wartungsräume) um Objekte, damit im Modell z. B. Wartungsflächen oder Mindesträume für den Einbau berücksichtigt werden. Diese Informationen sind für die Koordination im Modell (Clash Detection, Zugänglichkeit für Instandhaltung) von großer Bedeutung.

Zusammengefasst ist die Struktur der VDI 3805 darauf ausgelegt, ein einheitliches, vollständiges Datenmodell für TGA-Produkte bereitzustellen. Die Richtlinie gliedert sich in viele fachspezifische Blätter, die gemeinsam ein konsistentes Ganzes ergeben. Dadurch wird erreicht, dass alle Beteiligten – Hersteller, Planer, Ausführende und Betreiber – vom gleichen standardisierten Informationsfundament ausgehen können. Diese einheitliche Datenbasis ist die Voraussetzung dafür, dass Open-BIM-Prozesse in der TGA reibungslos funktionieren.

In der Praxis der Heiztechnik hat die VDI 3805 eine breite Anwendung gefunden. Hersteller von Heizkesseln, Wärmepumpen, Heizkörpern, Ventilen und anderen Komponenten der Heizungsanlage stellen ihren elektronischen Produktkatalog zunehmend im VDI 3805-Format zur Verfügung. Ein Datensatz nach VDI 3805 fungiert dabei als digitaler Zwilling eines realen Produkts – er enthält alle Informationen, die ein Planer oder Betreiber über das Bauteil wissen muss. Diese Katalogdatensätze können von Planungssoftware direkt importiert werden. CAD-Programme beispielsweise nutzen die geometrischen Informationen, um aus dem Datensatz 2D-Zeichnungen oder 3D-Modelle (oft im DXF- oder anderen CAD-Format) zu erzeugen. Berechnungsprogramme greifen auf die technischen Kenndaten zurück, um Dimensionierungen durchzuführen – etwa die Auslegung von Ventilen (Kv-Wert), die Heizlastberechnung mit realen Heizkesselkennwerten oder Pumpenauslegungen. Selbst Ausschreibungssoftware kann von VDI 3805-Daten profitieren: Viele Datensätze enthalten neben technischen auch kommerzielle Informationen (Artikelnummern, Lieferprogramm, ggf. Preise oder Ausschreibungstexte nach GAEB-Standard), sodass automatisiert Leistungsverzeichnisse befüllt werden können. In der Tat lassen sich aus den VDI 3805-Datensätzen GAEB-Ausschreibungsdateien generieren, was die Angebotserstellung erheblich erleichtert.

Für Planungsingenieure bedeutet die Anwendung der VDI 3805 einen erheblichen Effizienzgewinn. Sie können auf einen riesigen Pool an herstellerspezifischen, aber normiert strukturierten Produktdaten zugreifen. Laut einer Pressemitteilung des Bundesverbands der Deutschen Heizungsindustrie (BDH) standen 2019 bereits Daten von 15 Produktgruppen mit über 1 Million Artikeln zentral über eine Web-Applikation zur Verfügung. Hierzu zählen sämtliche wichtigen Komponenten der Heiztechnik (Wärmeerzeuger, Speicher, Heizflächen, Regler etc.) und weiterer Gewerke. Planer können per Webservice oder Portal direkt die gewünschten Komponenten auswählen, filtern (nach Leistung, Abmessung, Hersteller etc.) und in das gewünschte Zielformat exportieren. Diese Software-Integration ist teilweise so weit fortgeschritten, dass aus CAD- oder Simulationstools heraus ein automatisierter Zugriff auf die online gehaltenen VDI 3805-Daten erfolgt. Das manuelle Suchen in Herstellerkatalogen oder das händische Abtippen von Datenblättern entfällt somit. Gerade bei komplexen Heizungsanlagen mit vielen Komponenten (z. B. in Fernwärmestationen, Heizkesselanlagen mit Regelungszubehör, größeren Wärmezentralen) reduziert dies Planungszeit und Fehlerrisiken erheblich.

Auch Hersteller selbst profitieren von der VDI 3805-Anwendung. Anstatt für jede Planungssoftware oder jedes Ausschreibungsportal eigene Datenformate zu pflegen, müssen Produktdaten nur einmal in standardisierter Form aufbereitet werden. Die VDI 3805 fungiert somit als Single Source of Truth für Produktdaten. Änderungen oder Aktualisierungen (z. B. neue Effizienzkennwerte eines Heizkessels nach Produktupdate) können zentral eingepflegt und stehen allen Nutzern sofort konsistent zur Verfügung. BDH berichtet, dass durch die zentrale Datenhaltung Hersteller mit geringem Mehraufwand in jeder Planungssoftware präsent sind. Zudem verringert ein einziges CAD/ BIM-Format, aus dem alle gängigen Zielformate generiert werden, den Pflegeaufwand deutlich. Diese Effizienz hat dazu geführt, dass mittlerweile (Stand 2019) 18 Heiztechnik-Hersteller und 20 Softwarehäuser aktiv an der VDI 3805-Webplattform mitwirken – Tendenz steigend. Für einen Facility Manager bedeutet dies in der Praxis, dass bei Neubau- oder Sanierungsprojekten der Heiztechnik die eingesetzten Komponenten sehr wahrscheinlich als VDI 3805-Datensatz verfügbar sind, sofern namhafte Herstellerprodukte verwendet werden.

Ein konkretes Beispiel der Anwendung ist die Planung einer Heizzentrale für ein großes Gebäude: Der Planer legt im BIM-Modell zunächst generisch die Hauptkomponenten fest (Kessel, Pumpe, Rohrnetz, Ventile etc.). Anschließend kann er aus VDI 3805-Katalogen konkrete Herstellergeräte auswählen – etwa einen Brennwertkessel der passenden Leistung, Umwälzpumpen mit erforderlicher Förderhöhe, Absperrventile, Ausdehnungsgefäß usw. Diese Bauteile lassen sich mitsamt Geometrie ins Modell übernehmen und die technischen Daten (z. B. Kesselnennleistung, Pumpenkennlinie, Ventilkv-Wert) fließen direkt in die Berechnungssoftware ein. Nach Abschluss der Planung werden die Daten auch für die Ausschreibung genutzt: Das Leistungsverzeichnis wird aus den standardisierten Produktdaten erstellt, was sicherstellt, dass bei Angebotsvergleich alle Anbieter auf identische Datengrundlagen Bezug nehmen. Im Bauablauf können Monteure schließlich anhand der im BIM-Modell hinterlegten Informationen die Montage planen, und der Betreiber übernimmt ein konsistentes digitales Anlagenbuch.

Zusammengefasst hat die VDI 3805 die Arbeitsabläufe in der Heiztechnik-Planung durchgängig digitalisiert. Sie ermöglicht interoperable Datenflüsse zwischen verschiedenen Softwaretools (CAD, Berechnung, Ausschreibung) und stellt sicher, dass Planer, Hersteller und später Betreiber über identische Produktinformationen verfügen. Dies bildet die Grundlage, um BIM-gestützte Projekte in der Heiztechnik überhaupt realisieren zu können – angefangen bei kleinen Anlagen bis hin zu großen Liegenschaften mit komplexen Wärmeversorgungssystemen.

Die VDI 3805 nimmt im Kontext der Digitalisierung der TGA eine Schlüsselfunktion ein. Sie liefert den standardisierten Content, den digitale Prozesse benötigen, um Gebäude und Anlagen virtuell abzubilden. In einer Zeit, in der immer komplexere Bauprojekte und ein steigender Automatisierungsgrad die Branche prägen, schaffen Standards wie VDI 3805 die nötige Planungssicherheit und Effizienz.

Nicht nur im Maschinenbau (Stichwort Industrie 4.0), sondern auch im Bauwesen ermöglicht die Digitalisierung die Optimierung ganzer Wertschöpfungsketten. BIM als Methode steht hierfür exemplarisch: Über digitale Modelle lässt sich der gesamte Lebenszyklus eines Gebäudes betrachten – von der Bedarfsermittlung über Planung und Bau bis zu Betrieb, Wartung und Rückbau. VDI 3805 liefert die Datenbasis, um diesen Prozess mit realen Produktinformationen anzureichern. Mit digitalen Produktdaten im VDI 3805-Format können innerhalb eines BIM-Modells alle beteiligten TGA-Gewerke koordiniert werden. Heizungsbauer, Lüftungsplaner, Elektroingenieure etc. greifen auf eine gemeinsame Datenstruktur zu, was Schnittstellenprobleme reduziert. Beispielsweise kann ein Heizungsplaner die Schnittstellen zum Elektrogewerk (etwa die Stromversorgung einer Wärmepumpe) eindeutig beschreiben, weil sogar elektrische Anschlüsse und Steuerungspunkte mittlerweile in VDI 3805 abgebildet werden. Dies erhöht die Planungsqualität, da kritische Punkte – etwa Kollisionsprüfungen oder Kapazitätsabgleiche – digital und frühzeitig überprüft werden können. Insgesamt resultiert daraus eine höhere Planungssicherheit und weniger Fehler während der Bauausführung.

Ein weiterer Aspekt der Digitalisierung ist die Automatisierung von Prozessen. Durch VDI 3805 wird z. B. die Erstellung von Stücklisten und Wartungsplänen automatisiert möglich. Software kann aus dem BIM-Modell auslesen, welche Geräte (Pumpen, Kessel, Ventile etc.) verbaut sind, und anhand der hinterlegten Daten (Typ, Leistung, Wartungsintervall) automatisch Wartungstermine planen oder Ersatzteilbestellungen vorbereiten. Ohne standardisierte Daten wäre dies nicht zuverlässig machbar. Frank Jansen (VDI) betont treffend: „Ohne Produktdaten existieren Produkte in der digitalen Welt nicht. […] Produktdaten sind die Grundlage für alles, was mit Planen, Bauen und Betreiben zu tun hat.“. VDI 3805 sorgt dafür, dass diese Grundlage vorhanden und qualitätsgesichert ist. Die einheitliche Struktur verbessert die Informationsqualität und reduziert potenzielle Fehlerquellen erheblich.

Schließlich unterstützt VDI 3805 auch die interdisziplinäre Zusammenarbeit und Interoperabilität in digitalisierten Prozessen. Die unterschiedlichen TGA-Gewerke – früher oft in Datensilos arbeitend – können nun auf Basis eines gemeinsamen Formats agieren. Ein Planer für Heiztechnik kann Daten an den MSR-Techniker (Mess-Steuer-Regelung, Gebäudeautomation) übergeben, ohne dass Medienbrüche entstehen, da z. B. Sensoren, Aktoren und Busadressen im Heizungsdatensatz standardisiert enthalten sein können. Diese Durchgängigkeit fördert die Zusammenarbeit aller Beteiligten und beschleunigt die Projektabwicklung.

Insgesamt lässt sich sagen, dass VDI 3805 ein Enabler der digitalen Transformation im Bauwesen ist. Sie füllt das Schlagwort BIM mit konkretem Inhalt für die TGA: durch standardisierte Produktinformationen, die Planen, Bauen und Betreiben verbinden. Aus Sicht großer Liegenschaftsbetreiber (z. B. Immobilienverwaltungen in Hamburg) bedeutet dies, dass Investitionen in digitale Planung letztlich in der Betriebsphase ankommen – in Form von besser nutzbaren Daten, transparenteren Anlagen und effizienteren Prozessen.

Ein zentrales Anliegen aus Facility-Management-Sicht ist die nahtlose Übergabe von Planungsdaten in die Betriebsphase. Hier kommen CAFM-Systeme ins Spiel, die für das Computer-gestützte Facility Management eingesetzt werden. Die VDI 3805 bildet gemeinsam mit BIM die Grundlage, damit relevante Gebäudedaten den Weg ins CAFM finden. Doch um diesen Transfer zu ermöglichen, bedarf es definierter Schnittstellen.

Die Richtlinie VDI 3805 liefert zwar die Strukturiertheit der Produktdaten, nutzt jedoch primär TGA-spezifische Formate. CAFM-Connect schließt hier die Lücke als offener Standard für den Datenaustausch zwischen BIM und CAFM. Das Prinzip ist, die während der Planungs- und Bauphase im BIM-Modell gesammelten Informationen für das Facility Management nutzbar zu machen. In der Praxis wird dazu häufig das IFC-Format (Industry Foundation Classes) verwendet – ein offenes BIM-Austauschformat, das Gebäude- und Anlagendaten beschreibt. VDI 3805-Daten können in IFC-Modelle eingebettet werden, da IFC die Möglichkeit bietet, produktbezogene Attribute und Klassifikationen aufzunehmen (z. B. via Property Sets). Die derzeit entstehende ISO 16757 integriert sich zudem mit dem buildingSMART Datenmodell und Dictionary, was die Einbettung in IFC weiter verbessert.

COBie (Construction-Operations Building Information Exchange) ist ein weiteres relevantes Format, das speziell für die Übergabe von Betriebs- und Wartungsinformationen konzipiert wurde. Aus einem BIM-Modell, das mit VDI 3805-Produktdaten angereichert ist, lässt sich ein COBie-Datensatz generieren, der z. B. Tabellen aller Anlagen, Komponenten, Ersatzteile und Wartungspläne enthält. CAFM-Connect setzt genau hier an: Es standardisiert die Methode, wie diese Informationen aus dem BIM extrahiert und ins CAFM übertragen werden. Wichtig ist, dass dabei herstellerunabhängige, offene Formate genutzt werden, um die Interoperabilität sicherzustellen. IFC und COBie sind international anerkannte Standards, sodass ein CAFM-System die gelieferten Daten verstehen kann.

Die VDI 3805 trägt indirekt dazu bei, dass diese Übergabe gelingt: Erstens durch die Vollständigkeit der Daten – ein VDI 3805-Datensatz enthält im Idealfall all jene Informationen, die ein Betreiber später benötigt (z. B. Seriennummer, Inbetriebnahmedatum, Wartungsintervalle, Ersatzteilnummern). Zweitens durch klare Struktur und Klassifizierung, wodurch die Mapping-Prozesse zu IFC/COBie erleichtert werden. So können z. B. VDI 3805-Datenfelder eindeutig auf COBie-Felder (wie Warranty Guarantor Parts, Replacement Cost etc.) abgebildet werden. Drittens wird durch VDI 3805 die Konsistenz der Daten sichergestellt – was im Planungsmodell eingepflegt wurde, kommt unverfälscht im CAFM an, ohne manuelle Neueingaben. Dies reduziert den Aufwand und Fehler bei der Datenübergabe erheblich.

In der täglichen Praxis eines Facility Managers bedeutet das: Wenn ein neues Gebäude oder eine neue Heizungsanlage übergeben wird, kann das digitale Anlagenverzeichnis ins CAFM-System importiert werden. Dort stehen dann alle gerätebezogenen Informationen zur Verfügung, von technischen Daten bis zu Wartungshistorien. Wo früher Aktenordner und Excel-Listen übergeben wurden, fließen heute digitale Datenpakete. Damit diese voll nutzbar sind, empfehlen Fachkreise, VDI 3805 bereits in den Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA) und BIM-Abwicklungsplänen zu verankern. Das heißt, ein Bauherr (z. B. die Stadt Hamburg bei einem großen Liegenschaftsprojekt) kann vorschreiben, dass alle TGA-Produktdaten nach VDI 3805 geliefert werden müssen. In Kombination mit einer IFC/COBie-Lieferung an das CAFM ergibt sich so ein durchgängiger Informationsfluss vom Planer zum Betreiber.

Die Integration von BIM- und CAFM-Systemen mithilfe von VDI 3805 und Standards wie CAFM-Connect ermöglicht einen effizienten Datenfluss über den gesamten Gebäudelebenszyklus. Informationen zu technischen Anlagen, Räumen, Wartungsplänen, Garantiezeiten etc., die während Planung und Bau erfasst wurden, gehen nicht verloren, sondern werden im Betrieb weiter genutzt. Dies ist ein entscheidender Mehrwert: Facility Manager können direkt auf den Datenbestand des BIM-Modells aufsetzen und müssen nicht mühsam alles neu erfassen. Letztlich unterstützt dies die Automatisierung von FM-Prozessen (etwa automatische Wartungsplanung, Störungsmeldungen, Ersatzteilmanagement) und verbessert die Datenqualität, da manuelle Übertragungsfehler vermieden werden.

Zusammengefasst schafft VDI 3805 in Verbindung mit BIM die Voraussetzung für ein digitales, vernetztes Facility Management. Durch definierte Schnittstellen – primär via IFC/COBie und Initiativen wie CAFM-Connect – können die standardisierten Produktdaten reibungslos ins CAFM gelangen. Aus der Sicht des Facility Managers bedeutet dies im Idealfall: Alle relevanten Informationen über die Heiztechnik und andere TGA-Anlagen einer Liegenschaft sind im CAFM-System vorhanden und aktuell, ohne Doppelerfassung. Dies erleichtert Wartung, Instandhaltung und strategische Entscheidungen im Gebäudebetrieb erheblich.

Die Standardisierung durch VDI 3805 zeigt ihre volle Stärke, wenn man den Lebenszyklus einer Heiztechnikkomponente betrachtet – von der Planung über die Nutzung bis zur Erneuerung oder Entsorgung.

• Planungs- und Einbauphase: Bereits bei der Auswahl der Komponenten fließen Lebenszyklusüberlegungen ein. Dank VDI 3805-Daten können Planer Produkte auch hinsichtlich ihrer erwarteten Lebensdauer, Wartungsintervalle und Effizienz beurteilen. Viele Datensätze enthalten z. B. Informationen zu Normnutzungsdauern oder empfohlenen Wartungszyklen. Dadurch lässt sich frühzeitig ein Life-Cycle-Costing durchführen, indem man Anschaffungs- und Betriebskosten prognostiziert. In einigen neueren Blättern (z. B. Blatt 21) wird explizit auf lebenszyklusbasierte Ausschreibungen eingegangen, was zeigt, dass dieser Aspekt normativ verankert wird. Ist die Anlage gebaut, wird in der Inbetriebnahme dokumentiert, welche Produkte final verbaut wurden – idealerweise wieder mittels VDI 3805-konformer Datensätze (As-Built-Modell).

• Betriebs- und Nutzungsphase: Hier liegen die größten Vorteile für den Facility Manager. Alle Produktdaten stehen digital zur Verfügung, was den operativen Betrieb erheblich erleichtert. Ein Facility Manager kann jederzeit im System nachschlagen, welches Ventil oder welcher Kessel an einem bestimmten Ort installiert ist, inklusive sämtlicher technischer Kenndaten. Sollte ein Wartungstermin anstehen, liefern die hinterlegten Daten Hinweise auf die durchzuführenden Arbeiten (z. B. Filtertausch alle 6 Monate, Dichtungswechsel alle 5 Jahre etc.). Wartungsplanungen lassen sich somit automatisiert generieren. Thomas Müller vom VDMA erläutert: „Man kann Informationen darüber erhalten, welche Wartungsintervalle hinterlegt sind, welche Lebensdauer zu erwarten ist etc. […] Für das Facility Management nach der Fertigstellung des Gebäudes enorm wichtig, da man einen aktuellen Überblick erhält, welches Produkt wo verbaut wurde.“. Ohne ein BIM/VDI 3805-basiertes Modell gleicht die Suche nach solchen Produktdaten im Bestand oft einer Detektivarbeit, die teils erst möglich ist, wenn man das Bauteil ausbaut und vor sich hat. Dies führt im Störungsfall zu unnötigen Verzögerungen und Stillständen von Anlagenteilen. Mit standardisierten digitalen Daten dagegen kann der Betreiber im Störungsfall sofort die Spezifikationen abrufen und gezielt Ersatz beschaffen. „Mit BIM-Daten stehen für die Bestellung eines Ersatzteils alle notwendigen Daten zur Verfügung“, so Müller weiter. Die Ausfallzeiten von Heiztechniksystemen lassen sich dadurch reduzieren, was gerade in kritischen Infrastrukturen (z. B. Krankenhäusern in Hamburg oder großen Wohnanlagen) von großem Vorteil ist.

• Instandhaltung und Ersatzteilmanagement: Da im VDI 3805-Datensatz typischerweise auch Ersatzteilnummern oder -listen enthalten sein können (etwa welche Ventil-Einsätze, Dichtungen oder Pumpenlaufräder passen), kann ein CAFM-System auf Knopfdruck Bestellungen vorbereiten. Die Mitarbeiter im technischen Dienst wissen genau, welches Teil benötigt wird, ohne erst Kataloge wälzen zu müssen. Das reduziert nicht nur den Aufwand, sondern auch die Gefahr von falschen Bestellungen. Zudem lassen sich Wartungshistorien führen: Jede durchgeführte Wartung kann am digitalen Objekt verbucht werden, sodass langfristig ein lückenloses Wartungsbuch entsteht.

• Modernisierung und Austausch: Nach vielen Betriebsjahren stellt sich die Frage nach dem Austausch veralteter Komponenten. Hat man den Lebenszyklus digital dokumentiert, erkennt man frühzeitig, wann z. B. ein Heizkessel das Ende seiner erwartbaren Lebensdauer erreicht hat. Die Entscheidung für eine Modernisierung kann dann proaktiv getroffen und budgetiert werden. Zudem erleichtert die VDI 3805-Datenstruktur den Vergleich von Alt und Neu: Man kann beispielsweise die Kenndaten des Bestandskessels mit aktuellen Modellen aus dem VDI 3805-Katalog vergleichen (Wirkungsgrade, Emissionswerte, Anschlussmaße) und so eine optimale Ersatzinvestition planen.

• Rückbau und Recycling: Selbst am Ende des Lebenszyklus bieten digital vorliegende Produktdaten Vorteile. Man kann aus dem Modell entnehmen, wie alt bestimmte Produkte sind und welche Materialien verbaut wurden. Dies erleichtert Entscheidungen, ob Komponenten noch weiter genutzt (Weiterverwendung in anderen Objekten) oder fachgerecht recycelt werden sollen. So verweist Müller darauf, dass man sehen kann, ob bestimmte Produkte ggf. wiederverwertbar sind. Angesichts steigender Anforderungen an Nachhaltigkeit und Circular Economy im Bauwesen ist dies ein nicht zu unterschätzender Punkt.

In der Summe führt die Anwendung von VDI 3805 über den gesamten Lebenszyklus zu einer transparenteren, kosteneffizienteren und sichereren Bewirtschaftung von Heiztechnik-Komponenten. Von der Planung (richtige Auswahl durch Lebenszyklusbetrachtung) über den Betrieb (aktuelles Wissen über Zustand und Anforderungen der Anlage) bis zur Erneuerung (gezielte Modernisierung) unterstützt der Standard eine proaktive statt reaktive Instandhaltungsstrategie. Gerade bei großen Liegenschaften in öffentlicher oder gewerblicher Hand – etwa die städtischen Immobilien Hamburgs, Universitätscampus oder große Industrieareale – summieren sich die Vorteile: Weniger Ausfälle, niedrigere Betriebskosten, längere Nutzungsdauern und eine bessere Entscheidungsgrundlage für Investitionen. Diese Lebenszyklusorientierung ist es, was VDI 3805 aus Sicht des Facility Managements so wertvoll macht.

Die bisherigen Kapitel haben die theoretischen Vorteile der VDI 3805 beleuchtet. Doch wie können Facility Manager in der Praxis sicherstellen, dass diese Vorteile auch realisiert werden?

• Vorgaben in Bau- und Planungsverträgen: Ein wesentlicher Hebel liegt in der Auftraggeberrolle. Große Bauherren und Betreiber – etwa die Stadt oder das Land (im Falle Hamburgs z. B. die Sprinkenhof GmbH als städtischer Immobilienentwickler) – können in ihren Verträgen festschreiben, dass TGA-Daten gemäß VDI 3805 geliefert werden müssen. Dies sollte in den BIM-Projektabwicklungsplänen konkretisiert sein. Beispielsweise kann vorgegeben werden, dass zu jeder heizungstechnischen Anlage ein VDI 3805-Datensatz als Teil der Dokumentation zu übergeben ist. Damit stellt man sicher, dass Planer und ausführende Firmen frühzeitig die entsprechenden Daten bereitstellen und das BIM-Modell am Ende des Projekts VDI-konforme Produktdaten enthält.

• Nutzung von Web-Portalen und BIM-Bibliotheken: Facility Manager sollten die existierenden VDI 3805-Portale und -Bibliotheken kennen und nutzen. Die unter erwähnte Web-Applikation (bim4hvac.com bzw. VDI3805-Portal) erlaubt es z. B., auch nachträglich Datenblätter herunterzuladen. Angenommen, in einer Bestandsanlage fehlen digitale Daten zu einem bestimmten Wärmeerzeuger, kann der FM-Mitarbeiter versuchen, vom Hersteller oder über das Portal den entsprechenden VDI 3805-Datensatz zu bekommen und in das CAFM-System zu importieren. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, Digitalisierungslücken im Bestand zu schließen.

• Schulung und Prozesse im FM: Die Implementierung des digitalisierten Ansatzes erfordert Qualifizierung des Personals. Facility Manager und ihre Teams sollten geschult werden, BIM- und VDI 3805-Daten zu verstehen und zu pflegen. In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, in der CAFM-Abteilung verantwortliche Datenmanager zu benennen, die die Aufgabe haben, die übernommenen BIM-Modelle für den Betrieb aufzubereiten. Sie achten darauf, dass alle Objekte mit den richtigen Attributen (Wartungszyklus, Zuständigkeit, Garantie etc.) versehen sind – viele dieser Informationen sind dank VDI 3805 bereits vorhanden, müssen aber ggf. im CAFM-System richtig zugeordnet werden.

• Integration von VDI 3805 in CAFM-Software: Die meisten etablierten CAFM-Systeme bieten heute Schnittstellen zu BIM. Es empfiehlt sich, gemeinsam mit den Softwareanbietern zu prüfen, inwieweit der Import von IFC/COBie-Daten verbessert werden kann, sodass VDI 3805-Felder nicht verloren gehen. Einige CAFM-Lösungen arbeiten direkt mit IFC-Modellen oder haben Plugins, die den Datenabzug erleichtern. So könnte man im CAFM beispielsweise per Klick auf ein Heizungsobjekt das zugehörige BIM-Modell-Objekt aufrufen und erhält dort alle Herstellerinformationen aus VDI 3805 angezeigt. Die technische Umsetzung erfordert oft individuelle Anpassungen, hier lohnt aber die Investition, da man dadurch Medienbrüche vermeidet.

• Pilotprojekte und Best Practices nutzen: Gerade im Raum Hamburg gibt es Vorreiterprojekte zur digitalen Gebäudeausrüstung. Es bietet sich an, Erfahrungen aus Pilotprojekten heranzuziehen. Beispielsweise hat die Hamburg Port Authority (HPA) für technische Anlagen in einigen Neubauten BIM-Modelle bis in den Betrieb übernommen; auch große Wohnungsbaugesellschaften testen solche Ansätze. Der Erfahrungsaustausch – etwa im Rahmen von Netzwerken wie buildingSMART-Regionalgruppen oder VDI-Arbeitskreisen in Hamburg – kann helfen, Stolpersteine bei der Umsetzung zu vermeiden. Best Practices umfassen etwa: die sinnvolle Filterung der Daten (nicht jedes kleine Attribut wird im FM benötigt, hier hilft es abzuspecken, um die CAFM-Datenbank schlank zu halten) oder die Festlegung von Verantwortlichkeiten (wer aktualisiert Daten, wenn Komponenten ersetzt werden?).

• Lebenszyklus-Kostenbetrachtung etablieren: Die VDI 3805 liefert Daten, die über die rein technische Beschreibung hinausgehen und wirtschaftliche Auswertungen ermöglichen (z. B. Energieeffizienzklassen, Wartungszyklen, erwartete Lebensdauer). Facility Manager sollten diese Daten aktiv nutzen, um Life-Cycle-Cost-Analysen durchzuführen. So kann z. B. im CAFM die Frage beantwortet werden: “Welcher unserer Heizkessel nähert sich dem Ende seiner Lebensdauer und sollte in den nächsten 5 Jahren ersetzt werden?” Wenn die VDI 3805-Daten von Anfang an sauber gepflegt wurden, lässt sich dies per Knopfdruck ermitteln. Damit wird das FM strategischer ausgerichtet und kann fundierte Investitionspläne aufstellen.

• Fortlaufende Datenpflege und Qualitätssicherung: Abschließend ist zu betonen, dass die beste Datengrundlage nur so lange nützt, wie sie aktuell und korrekt ist. Im laufenden Betrieb müssen Änderungen an Anlagen (Erneuerung von Komponenten, Umbauten etc.) wieder in den Datenbestand einfließen. Hier zahlt es sich aus, wenn man standardisierte Daten hat: Ersetzt man z. B. eine Pumpe durch ein neueres Modell, kann man idealerweise einfach den VDI 3805-Datensatz des neuen Produkts ins System importieren und das alte als ausgebaut kennzeichnen. Prozesse zur Qualitätssicherung (regelmäßige Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit) sollten etabliert sein.

Durch diese Maßnahmen kann ein Facility-Management-Team die abstrakten Möglichkeiten der VDI 3805 in konkrete Praxis ummünzen. Im Kern geht es immer darum, die Lücke zwischen Bauplanung und Gebäudebetrieb zu schließen – was mit VDI 3805 und BIM-Werkzeugen erstmals wirklich machbar ist. Für große Liegenschaften, wie sie im Großraum Hamburg etwa durch öffentliche Hand oder Konzerne betrieben werden, ergibt sich daraus ein erhebliches Potenzial an Effizienzgewinnen und Betriebssicherheit.

• Anhang A: Übersicht der Blätter der VDI 3805 (Stand 2025) und zugehörige Produktgruppen in der Heiztechnik und TGA

• Anhang B: Schematische Darstellung des Datenmodells nach VDI 3805 (Beziehungen zwischen geometrischen und alphanumerischen Daten)

• Anhang C: Beispiel eines VDI 3805-Datensatzes für einen Wärmeerzeuger (Auszug in XML/CSV-Format)

• Anhang D: Glossar der wichtigsten Begriffe und Abkürzungen (TGA, BIM, CAFM, IFC, COBie etc.)