Leistungsbeschreibung Betrieb und Instandhaltung Heiztechnischer Anlagen

Der Betrieb und die Instandhaltung der heiztechnischen Anlagen müssen allen aktuellen rechtlichen Vorgaben sowie anerkannten technischen Normen entsprechen. Im Folgenden sind wesentliche Gesetze, Verordnungen und technische Regelwerke aufgeführt, die für heiztechnische Anlagen relevant sind (inklusive ihrer neuesten Fassungen):

• Gebäudeenergiegesetz (GEG): enthält energetische Anforderungen an Neubauten und Bestandsgebäude sowie Vorschriften zum Einsatz erneuerbarer Energien für die Wärmeversorgung. Hinweis: Das GEG (in Kraft seit 1.11.2020) ersetzt die frühere EnEV, EEWärmeG und EnEG. Es fordert z.B. Mindeststandards für den Wärmeschutz und Anlageneffizienz sowie – in aktuellen Novellen – einen Anteil erneuerbarer Energien bei der Wärmeversorgung neuer Heizungsanlagen.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): verpflichtet den Arbeitgeber/Betreiber, für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit zu sorgen (Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmaßnahmen etc.).

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): regelt die sichere Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln. Heizkessel und Druckgeräte einer Heizanlage gelten als Arbeitsmittel, sodass die BetrSichV (aktuell in der Fassung von 2015) auf sie anzuwenden ist. Sie fordert u.a. regelmäßige Prüfungen sicherheitsrelevanter Anlagenteile durch befähigte Personen oder Sachverständige.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): stellt Anforderungen an das Betreiben von Arbeitsstätten, einschließlich des Raumklimas. Heizungsanlagen, die Arbeitsräume beheizen, müssen so betrieben werden, dass keine unzumutbaren Bedingungen oder Gefährdungen für Beschäftigte entstehen. Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR) konkretisieren diese Anforderungen, z.B. bezüglich Raumtemperaturen, Lüftung und Sicherheitseinrichtungen.

• Produktsicherheitsgesetz (ProdSG): regelt das Inverkehrbringen von technischen Arbeitsmitteln. Heizkessel und Komponenten müssen den einschlägigen Produktsicherheitsanforderungen genügen (CE-Kennzeichnung etc.).

• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): kommt ins Spiel, falls in Zusammenhang mit der Heizungsanlage Gefahrstoffe verwendet werden (z.B. Wasserbehandlungschemikalien, Kältemittel in Wärmepumpen etc.). Dann sind u.a. Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen nach GefStoffV erforderlich. Außerdem legt die Technische Regel für Gefahrstoffe TRGS 900 Arbeitsplatzgrenzwerte für gefährliche Stoffe fest, die jedoch nur anwendbar sind, wenn entsprechende Tätigkeiten mit diesen Stoffen stattfinden.

• Wasserhaushaltsgesetz (WHG) und Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (AwSV): enthalten Pflichten zum Gewässerschutz. Insbesondere Heizungsanlagen mit ölhaltigen Betriebsstoffen oder Brennstofflagern müssen so ausgeführt und betrieben werden, dass bei Leckagen keine Verunreinigung von Boden oder Wasser erfolgt. Die AwSV (Bundesverordnung, seit 2017) hat die früheren Länderverordnungen (VAwS) abgelöst. Sie fordert z.B. Auffangwannen für Heizöltanks und hochwassergeschützte Aufstellung in Risikogebieten.

• Landesbauordnung Hamburg (HBauO): als einschlägige Bauordnung, insbesondere relevant für Sonderbauten. Sie fordert u.a., dass heiztechnische Anlagen so eingebaut und betrieben werden, dass im Brandfall Feuer und Rauch nicht unzulässig auf andere Bereiche übergreifen (Sicherheitsziel des Brandschutzes). Zudem können bauordnungsrechtliche Nachweise und Dokumentationen (z.B. Brandschutzkonzepte, Prüfbücher) für Heizungsanlagen erforderlich sein.

• Energiedienstleistungsgesetz (EDL-G): verpflichtet bestimmte Unternehmen (Nicht-KMU) zur regelmäßigen Durchführung von Energieaudits nach DIN EN 16247. Dies betrifft auch industrielle Betreiber von größeren Heizungsanlagen. Alternativ kann ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 oder EMAS eingerichtet werden, um die Anforderungen zu erfüllen.

• DIN EN 13306 (Instandhaltung – Begriffe und Definitionen): legt die grundlegenden Begriffe für die Instandhaltung fest (Inspektion, Wartung, Instandsetzung, Verbesserung etc.), welche in dieser Leistungsbeschreibung verwendet werden.

• DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung): definiert die Grundsätze und Maßnahmen der Instandhaltung und unterteilt diese in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Dieses Normenwerk bildet die methodische Basis für Planung und Durchführung der Instandhaltungsaufgaben.

• VDI-Richtlinienreihe 3810: Betreiben und Instandhalten von gebäudetechnischen Anlagen:

• VDI 3810 Blatt 1: Grundlagen, allgemeine Betreiberverantwortung und Instandhaltung von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen. Enthält z.B. Hinweise zu Betreiberpflichten, Organisation der Instandhaltung und Dokumentation.

• VDI 3810 Blatt 1.1: Ergänzung zu Blatt 1 mit Fokus auf Betreiberverantwortung (rechtssichere Pflichtenübertragung, Delegation, Haftung).

• VDI 3810 Blatt 3: Spezifische Richtlinie für Heiztechnische Anlagen (hydraulisch betriebene Warmwasserheizungen). Sie gibt detaillierte Empfehlungen für den sicheren, bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Betrieb und die Instandhaltung von Heizungsanlagen. Viele Inhalte dieser Leistungsbeschreibung orientieren sich an VDI 3810 Blatt 3.

• Hinweis: Weitere Blätter der Reihe (z.B. Blatt 4 für RLT-Anlagen, Blatt 5 für Gebäudeautomation) werden hier nicht vertieft, da sie andere Gewerke betreffen, können aber bei Mischanlagen relevant sein.)

• VDI 4700 Blatt 1: Begriffe der Bau- und Gebäudetechnik: Enthält Definitionen wichtiger Fachbegriffe im Facility Management und wird hier zur Begriffsklärung herangezogen.

• VDI 2050 Blatt 3: Anforderungen an Technikzentralen – Wärme-/Heiztechnik: Gibt Hinweise für die Gestaltung und Ausstattung von Heizzentralen (Heizräumen). Insbesondere werden sicherheitstechnische Anforderungen an Heizungsräume (Platzbedarf, Aufstellbedingungen, Rettungswege etc.) beschrieben.

• VDI/DVGW 6023: Richtlinie zur Hygiene in Trinkwasser-Installationen. Relevant, wenn Heizungsanlagen mit Trinkwasser in Berührung kommen (z.B. Nachspeisung, kombinierte Heiz-/Trinkwassersysteme). VDI 6023 fordert u.a., dass kaltes Trinkwasser nicht über 25 °C erwärmt wird, und legt Mindesttemperaturen für Warmwasser fest, um Legionellenbildung zu verhindern.

• DIN 1988-100 und DIN EN 1717: Normen zum Trinkwasserschutz. Sie verlangen geeignete Sicherungseinrichtungen (z.B. systemtrennende Armaturen), wenn Heizungsanlagen aus der Trinkwasserleitung befüllt oder nachgespeist werden, um Rückfließen oder -saugen von Heizungswasser ins Trinkwassernetz zu verhindern.

• VDI 6004 Blatt 1: Richtlinie zum Schutz von TGA-Anlagen vor Hochwasser. Enthält Empfehlungen, wie Heizungs- und andere gebäudetechnische Anlagen in hochwassergefährdeten Gebieten zu schützen sind (Aufstellhöhen, bauliche Schutzmaßnahmen etc.).

• VDI 3464: behandelt Sicherheitsmaßnahmen in Brennstofflagern, insbesondere von Holzpellets. Sie wird hier relevant, da z.B. bei der Inspektion von Brennstofflagerräumen Maßnahmen zur Vermeidung einer CO-Vergiftung zu treffen sind.

• VDI 6039: gibt Leitlinien für ein systematisches Inbetriebnahmemanagement für Gebäude und gebäudetechnische Anlagen. Für komplexe heiztechnische Anlagen wird empfohlen, ein Inbetriebnahmemanagement nach VDI 6039 umzusetzen (z.B. bei Erstinbetriebnahme größerer Anlagen).

• VDI 6041: beschreibt Verfahren des Technischen Monitorings. Ein Monitoring-System kann die Überwachung und Dokumentation des Anlagenbetriebs unterstützen (z.B. durch automatisches Erfassen von Verbrauchsdaten, Störungsmeldungen etc.).

• VDI 3814: (ehemals VDI 3813/3814, aktualisiert) befasst sich mit der Gebäudeautomation (GA). Heizungsanlagen sind oft in GA-Systeme eingebunden; die GA erlaubt eine bedarfsgerechte, energieeffiziente und sichere Steuerung, Überwachung und Optimierung der Anlagen.

• VDI 2077: Richtlinienreihe zur kosten- und verbrauchsorientierten Optimierung gebäudetechnischer Anlagen (z.B. Umlage von Heizkosten, Erfassung von Verbräuchen). Für den Betreiber ist z.B. relevant, dass Verbräuche verursachergerecht erfasst werden (Messkonzepte).

• DIN 18380 (VOB/C): Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen – Heizanlagen und zentrale Wassererwärmungsanlagen. Enthält anerkannte technische Mindeststandards für die Ausführung von Heizungsinstallationen und ist bei der Abnahme von Heizungsbau-Leistungen heranzuziehen.

• DIN 1961 (VOB/B): Allgemeine Vertragsbedingungen für Bauleistungen. Insbesondere §12 VOB/B regelt die Abnahme von Bauleistungen, welche beim Übergang einer neu errichteten Heizungsanlage in den Betrieb von Belang ist.

• DIN EN 16247 / DIN EN ISO 50001: Normen zum Energiemanagement bzw. Energieaudit. Gemäß EDL-G müssen große Unternehmen entweder regelmäßige Energieaudits nach DIN EN 16247 durchführen oder ein zertifiziertes Energiemanagementsystem (ISO 50001) betreiben. Dies betrifft zwar nicht unmittelbar den täglichen Betrieb, setzt aber einen Rahmen für das Energiemonitoring der Anlagen.

• DIN EN 13269: bietet einen Leitfaden zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen. Diese Norm kann herangezogen werden, um Wartungsverträge für Heizungsanlagen formal und inhaltlich klar zu gestalten.

Die obige Aufzählung ist nicht abschließend. Alle sonstigen einschlägigen Normen, technischen Regeln und behördlichen Auflagen (z.B. DGUV-Vorschriften der Unfallversicherung, BImSchV bei genehmigungsbedürftigen Kesselanlagen, TRBS etc.) sind ebenso zu beachten, soweit sie für die jeweilige Anlage Anwendung finden. Der Betreiber ist verpflichtet, sich über Änderungen der Rechtslage und Normung auf dem Laufenden zu halten und diese Anforderungen stets einzuhalten.

Für die Anwendung dieser Leistungsbeschreibung gelten die Begriffe gemäß VDI 4700 Blatt 1 und VDI 3810 Blatt 1.

• Heiztechnische Anlage: Gesamtheit aller technischen Einrichtungen zur Wärmeerzeugung, -speicherung, -verteilung und Wärmeabgabe (z.B. Kessel, Wärmeerzeuger, Rohrleitungsnetze, Pumpen, Heizflächen, Regelungstechnik) in einem Gebäude oder Liegenschaftsverbund. In diesem Dokument stehen Warmwasser-Heizungsanlagen im Fokus (einschl. evtl. Fernwärme-Übergabestationen, falls vorhanden).

• Betreiber: Diejenige natürliche oder juristische Person, der die Verantwortung für den Betrieb der Anlage obliegt. Im vorliegenden Fall ist dies in der Regel ein beauftragter externer Service-Dienstleister (Auftragnehmer), dem der Eigentümer/Bauherr die Betreiberpflichten vertraglich übertragen hat. Der Betreiber nimmt alle Betreiberaufgaben wahr und stellt die erforderlichen Leistungen sicher. Hinweis: Eine vollständige Delegation der Betreiberverantwortung ist rechtlich nicht möglich – der Eigentümer bleibt in der Pflicht, die Auswahl und Überwachung des Betreibers sorgfältig durchzuführen.

• Anlagenerrichter: Das Unternehmen, das die heiztechnische Anlage geplant und installiert hat (Installationsfirma bzw. Bauunternehmen). Anmerkung: Die Errichtung muss durch einen Fachbetrieb erfolgen; bei Gasfeuerungsanlagen z.B. ein eingetragener Gasinstallateur gemäß NDAV §13, bei ölbeheizten Anlagen ein zugelassener Fachbetrieb nach §62 WHG.

• Anlagenbuch: Zentrales Anlagendokument, das über den gesamten Lebenszyklus alle relevanten Planungsdaten, technischen Kenngrößen, Änderungen, Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen einer Anlage lückenlos dokumentiert. Das Anlagenbuch beginnt mit der Inbetriebnahme/Abnahme der Anlage und wird laufend fortgeschrieben (siehe Anhang B im Originaldokument als Prozessbeschreibung).

• Betriebsbuch: Ein Betriebstagebuch der heiztechnischen Anlage als Teil des Anlagenbuchs. Darin werden alle wesentlichen Vorkommnisse des Anlagenbetriebs festgehalten: Störungen und die ergriffenen Maßnahmen zu deren Behebung, wichtige Betriebsparameter, durchgeführte Wartungen und behördliche Prüfungen etc.. Das Betriebsbuch dient der täglichen Dokumentation und wird vom Betreiber geführt; Einträge (v.a. Störungen) sind zeitnah, möglichst sofort, vorzunehmen.

• Betriebsanweisung: Vom Betreiber zu erstellendes, schriftliches Dokument mit verbindlichen Vorgaben für die Nutzung und Bedienung der Anlage durch das Betriebspersonal. Betriebsanweisungen müssen verständlich formuliert, konkret und praxisnah sein und auch sicherheitstechnische Hinweise enthalten (gemäß ArbStättV). Sie richten sich an alle Personen, die die Anlage bedienen oder nutzen, und vermitteln die notwendigen Handlungsanweisungen. (Abzugrenzen ist die Betriebsanleitung des Herstellers, die produktspezifische Hinweise liefert – die Betriebsanweisung des Betreibers setzt diese ins anlagenspezifische Umfeld um.)

• Inspektion: Bestandteil der Instandhaltung, der der Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands der Anlage dient. Inspektionen umfassen alle prüfenden Tätigkeiten (z.B. visuelle Prüfungen, Messungen, Funktionstests) zur Früherkennung von Abweichungen oder Defekten. Sie können gesetzlich vorgeschrieben (wiederkehrende Prüfungen) oder freiwillig/vertraglich vereinbart sein. Das Ergebnis einer Inspektion ist die Dokumentation des Anlagenzustands und ggf. eine Liste von empfohlenen Maßnahmen.

• Wartung: Maßnahme der präventiven Instandhaltung nach DIN EN 13306, um den Soll-Zustand der Anlage zu erhalten. Wartung umfasst regelmäßig durchzuführende Arbeiten wie Reinigen, Schmieren, Nachstellen oder der planmäßige Austausch von Verschleißteilen. Durch Wartung wird die Funktionsfähigkeit bis zur nächsten planmäßigen Inspektion/Wartung sichergestellt. Wartungen erfolgen in festen Intervallen oder je nach Betriebsbedingungen und Herstellerangaben.

• Instandsetzung (Reparatur): Maßnahme zur Wiederherstellung des Soll-Zustands der Anlage, nachdem ein Fehler oder Ausfall aufgetreten ist. Instandsetzungen werden erforderlich, wenn Inspektionen oder die laufende Überwachung Schäden oder Funktionsverluste aufdecken, die durch Wartung allein nicht behoben werden können. Sie reichen von der Auswechslung defekter Teile bis hin zu größeren Reparaturen. Während der Gewährleistungszeit ist zu klären, ob der Anlagenerrichter oder der Betreiber die Kosten einer Instandsetzung trägt.

• Verbesserung / Optimierung: Weiterführende Maßnahmen der Instandhaltung zur Steigerung der Funktionssicherheit oder Effizienz einer Anlage über den ursprünglichen Zustand hinaus. Begriffsabgrenzung: Gemäß DIN 31051 bezeichnet Verbesserung primär die Erhöhung der Zuverlässigkeit/Funktionssicherheit. In dieser Leistungsbeschreibung wird der Begriff Optimierung hingegen umfassender genutzt für Änderungen, die den Nutzen, die Energieeffizienz oder den Komfort erhöhen (z.B. Einbau energiesparender Komponenten). Beide sind proaktive Maßnahmen, die meist auf Erkenntnissen aus Inspektionen basieren und in Absprache mit dem Auftraggeber geplant werden.

(Weitere Abkürzungen: GA = Gebäudeautomation; BW&B = Betriebs-, Wartungs- und Bedienungsunterlagen; KÜO = Kehr- und Überprüfungsordnung; SchfHwG = Schornsteinfeger-Handwerksgesetz; BImSchV = Bundes-Immissionsschutzverordnung etc. werden im Text bei erstem Auftreten erläutert.)

Der Betreiber (bzw. der beauftragte Service-Dienstleister) übernimmt mit Vertragsbeginn die Betreiberverantwortung für die Heizungsanlagen.

• Einhaltung von Gesetzen und Regeln der Technik: Der Betreiber hat alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen und anerkannten technischen Regeln beim Betrieb der Anlagen zu befolgen und deren Umsetzung sicherzustellen. Insbesondere müssen die durch das Schornsteinfegerrecht (SchfHwG und zugehörige Verordnungen) vorgeschriebenen Prüfungen und Reinigungen von Feuerungsanlagen termingerecht veranlasst werden (z.B. Messungen nach 1. BImSchV und regelmäßige Kehrungen nach KÜO).

• Sicherer und bestimmungsgemäßer Betrieb: Die Anlagen sind bestimmungsgemäß zu nutzen, d.h. nur für den vorgesehenen Zweck und im vorgesehenen Betriebsbereich. Jeglicher Missbrauch oder Betrieb außerhalb der Spezifikation ist zu unterlassen. Der Betreiber muss außerdem einen ressourcenschonenden und energieeffizienten Betrieb gewährleisten, um Energieverbrauch und Emissionen zu minimieren (Energiemanagement, siehe weiter unten).

• Befolgung von Hersteller- und Errichtervorgaben: Alle vom Anlagenhersteller oder -errichter vorgegebenen Betriebs-, Wartungs- und Prüfvorschriften sind strikt einzuhalten. Dies umfasst z.B. das Führen von Wartungsheften, das Einhalten empfohlener Wartungsintervalle, die Verwendung von freigegebenen Betriebsstoffen und Ersatzteilen sowie die Durchführung eventueller Nachjustagen oder Inspektionen nach Inbetriebnahme.

• Regelmäßige Instandhaltung: Der Betreiber ist dafür verantwortlich, ein geeignetes Instandhaltungskonzept umzusetzen und sämtliche erforderlichen Inspektions-, Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten fachgerecht durchzuführen bzw. durchführen zu lassen. Die Instandhaltung soll den Anlagenbetrieb ohne unvorhergesehene Ausfälle sicherstellen und die Lebensdauer der Komponenten verlängern. Er hat dabei sowohl präventive Maßnahmen (planmäßige Wartung, Inspektionen) als auch korrektive Maßnahmen (Störungsbeseitigung, Reparaturen) abzudecken.

• Melde- und Anzeigeobliegenheiten: Änderungen an der Anlage, insbesondere sicherheitsrelevante Umbauten, der Einbau neuer Anlagenkomponenten, sowie die Wiederinbetriebnahme stillgelegter Anlagen, sind vom Betreiber den zuständigen Stellen anzuzeigen. Beispielsweise ist gemäß den Kehrvorschriften der bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger über jede wesentliche Änderung oder Austausch eines Wärmeerzeugers zu informieren. Ebenso sind behördlich geforderte Abnahmen (z.B. nach BetrSichV oder Bauordnung) rechtzeitig zu veranlassen.

• Personelle Qualifikation und Organisation: Der Betreiber hat nur geeignet qualifiziertes Personal mit dem Betrieb und der Wartung der Heizungsanlagen zu betrauen. Er muss sicherstellen, dass das Bedien- und Instandhaltungspersonal über die erforderliche Ausbildung oder Fachkenntnis verfügt (z.B. abgeschlossene Berufsausbildung im einschlägigen Fachgebiet oder vergleichbare Erfahrung). Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen des Personals sind zu organisieren, damit neues Wissen (z.B. zu gesetzlichen Änderungen oder neuen Techniken) einfließt. Falls der Betreiber Aufgaben an Subunternehmer weitergibt, trägt er die Verantwortung, dass auch diese Dritten zuverlässig und qualifiziert sind, entsprechend eingewiesen und überwacht werden. Wichtig: Der Betreiber muss sich bewusst sein, dass er trotz Delegation bestimmter Tätigkeiten seine Gesamtverantwortung nicht abgeben kann – eine vollständige Übertragung der Betreiberpflichten auf Dritte ist rechtlich nicht möglich.

• Vertragliche Regelungen und Abstimmungen: Zwischen dem Anlagen-Eigentümer (Auftraggeber) und dem Betreiber (Dienstleister) sind die jeweiligen Pflichten, Schnittstellen und Zuständigkeiten schriftlich festzulegen. Dies sollte Bestandteil des Dienstleistungsvertrags bzw. der Leistungsbeschreibung sein. Insbesondere sind Regelungen zu treffen über: die Ersatzteilvorhaltung (Welche Ersatz- und Verschleißteile hält der Betreiber vor? Wer trägt die Kosten?), klare Fristen zur Störungsbeseitigung je nach Störungsart (Service-Level-Agreements), die Erreichbarkeit in Notfällen, und den Zugang zu den Anlagen (der Eigentümer muss dem Betreiber den erforderlichen Zugang gewähren, um vereinbarte Reaktionszeiten einzuhalten).

• Nachweisführung und Dokumentation der Pflichtenübertragung: Es ist empfehlenswert, die Übertragung der Betreiberverantwortung sowie die Erfüllung der Betreiberpflichten formal zu dokumentieren. Beispielsweise kann in einem Betreibervertrag oder einer Pflichtenübertragungserklärung im Detail festgehalten werden, welche Verantwortlichkeiten der Dienstleister übernimmt. Diese Dokumentation dient im Ernstfall dem Nachweis der rechtssicheren Delegation und der Aufgabenabgrenzung zwischen Betreiber und Eigentümer (vgl. VDI 3810 Blatt 1 und 1.1). Der Betreiber sollte zudem ein internes System einführen, um die Einhaltung aller Betreiberpflichten regelmäßig zu kontrollieren und gegenüber dem Auftraggeber nachweisen zu können (Auditierbarkeit).

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind integrale Bestandteile der Betreiberpflichten. Der Betreiber schuldet dem Auftraggeber die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz nach dem aktuellen Stand der Technik. Dazu muss er insbesondere für seine Beschäftigten Betriebsanweisungen mit Sicherheitsinformationen bereitstellen und Gefährdungsbeurteilungen nach ArbSchG/ BetrSichV erstellen. Der Eigentümer seinerseits (sofern er zugleich Arbeitgeber vor Ort ist) hat den Betreiber auf besondere objekt- oder anlagenspezifische Gefahren hinzuweisen (z.B. auf explosionsgefährdete Bereiche, wenn relevant, oder auf spezielle Verhaltensregeln im Werk).

Zusammenfassend trägt der Betreiber die Verkehrssicherungspflicht für den Betrieb der heiztechnischen Anlagen – er muss durch Organisation, Personal, Wartung und Überwachung sicherstellen, dass von den Anlagen keine Gefahren für Menschen oder Sachwerte ausgehen. Er haftet im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Bestimmungen für die Erfüllung dieser Betreiberpflichten.

Heiztechnische Anlagen und die dazugehörigen Technikräume müssen so betrieben werden, dass keine unzulässigen Gefahren für Menschen, Umwelt oder Sachwerte entstehen. Das bedeutet insbesondere, dass von der Anlage keine gesundheitsgefährdenden mikrobiologischen, chemischen oder physikalischen Einwirkungen ausgehen dürfen. Entsprechende Sicherheitsanforderungen ergeben sich aus verschiedenen Vorschriften, u.a. den oben genannten ArbSchG, BetrSichV, ArbStättV, GefStoffV, Bauordnungen etc., die alle strikt einzuhalten sind.

• Standsicherheit der Heizkomponenten: Alle wärmetechnischen Geräte (insbesondere Wandheizkörper, Konvektoren, Rohrleitungen) müssen standsicher bzw. fest an Wänden/Decken montiert sein. Heizkörperbefestigungen sind regelmäßig zu überprüfen und ggf. nachzuziehen, um ein Herabfallen oder Verrutschen auszuschließen. Dies dient der Unfallverhütung, insbesondere in Bereichen mit Publikumsverkehr oder an Arbeitsplätzen. (Entsprechende technische Regeln, z.B. bezüglich Befestigungssystemen und Lastannahmen, sind zu beachten. Im Zweifel Vorgaben der Hersteller oder einschlägige Richtlinien verwenden. – Dieser Punkt wird der Vollständigkeit halber genannt, auch wenn er in der ursprünglichen Quelle nicht im Detail ausgeführt ist.)

• Hochwasser- und Feuchteschutz: In hochwassergefährdeten Gebieten ist die Heiztechnik gegen Überflutung zu schützen. Der rechtliche Rahmen hierfür ergibt sich aus dem Wasserhaushaltsgesetz und der AwSV. So sollten z.B. Heizungsanlagen oder Brennstofflager nicht im Keller aufgestellt werden, wenn Überflutungsgefahr besteht, oder es müssen bauliche Schutzmaßnahmen (Abdichtungen, Aufkantungen, Rückstauklappen etc.) getroffen werden. VDI 6004 Blatt 1 gibt Hinweise zum Hochwasserschutz gebäudetechnischer Anlagen. Zusätzlich ist sicherzustellen, dass die Anlagenkomponenten vor übermäßiger Feuchte geschützt sind – d.h. Räume mit Heiztechnik sollten trocken gehalten und ausreichend belüftet werden, um Korrosion, Schimmelbildung oder elektrische Schäden zu vermeiden. Der Betreiber hat die entsprechenden Schutzmaßnahmen umzusetzen und regelmäßig zu kontrollieren.

• Technikzentralen und Betriebsräume: Heizungszentralen, Kesselräume und sonstige Technikbereiche müssen den Sicherheitsanforderungen gemäß VDI 2050 Blatt 3 genügen. Insbesondere gilt: Die Räumlichkeiten sind so zu gestalten, dass keine Gefährdungen für Personen entstehen können. Verkehrswege dürfen nicht durch herausragende Anlagenteile versperrt oder eingeschränkt sein. Flucht- und Rettungswege sind stets freizuhalten; Notbeleuchtung und Sicherheitsbeleuchtung müssen betriebsbereit sein und Wartungsintervalle einhalten. Falls Markierungen (z.B. nachleuchtende Bodenstreifen) vorhanden sind, müssen diese instand gehalten werden. Arbeitsbereiche, Podeste oder Bühnen in den Technikräumen sind rutschfest zu gestalten und über sichere Zugänge erreichbar, um Wartungsarbeiten gefahrlos durchführen zu können. Außerdem sind besondere Gefährdungen, die von spezifischen Anlagen ausgehen können, zu berücksichtigen. Beispielsweise ist bei Heizungsanlagen mit Brennstofflagern (Öltanks, Pelletlagern etc.) darauf zu achten, dass Inspektionsarbeiten gefahrlos erfolgen: In Pelletlagerräumen müssen Maßnahmen gegen mögliche CO-Bildung getroffen werden (siehe VDI 3464 für den Umgang mit Holzpelletlagern). Generell hat sich der Betreiber vor Aufnahme seiner Tätigkeit mit den konkreten Bedingungen der vorhandenen Heiztechnik vertraut zu machen und alle erforderlichen Zertifizierungen und Zulassungen (z.B. Sachkundenachweise) nachzuweisen.

• Hygieneanforderungen: Heizungsanlagen dienen der Schaffung eines behaglichen und gesunden Raumklimas. Daher muss sichergestellt sein, dass keine Gesundheitsgefährdungen durch ihren Betrieb auftreten. Wichtig ist die Vermeidung mikrobieller Kontaminationen: Sollte die Heizungsanlage in irgendeiner Weise mit dem Trinkwassersystem in Verbindung stehen (z.B. beim Befüllen/Nachspeisen der Heizung mit Trinkwasser), ist ein Rückflussverhinderer bzw. Systemtrenner gemäß DIN 1988-100 und EN 1717 vorgeschrieben, um ein Rücksaugen von Heizungswasser ins Trinkwassernetz auszuschließen. Kalt-Trinkwasserleitungen dürfen nicht neben heißen Bauteilen verlegt sein, oder es sind andere Maßnahmen zu treffen, damit sich kaltes Trinkwasser nicht über 25 °C erwärmt (Legionellenprophylaxe gemäß VDI/DVGW 6023). Sollte die Heizungsanlage zugleich zur Trinkwassererwärmung dienen (z.B. in Form eines Kombikessels für Heizung und Brauchwasser), sind die dort geltenden Hygienevorschriften einzuhalten – insbesondere Mindesttemperaturen von ≥ 60 °C im Warmwasserspeicher, regelmäßige Erwärmung des Speichers (Thermische Desinfektion) etc., wiederum nach VDI/DVGW 6023. Der Betreiber ist ferner dafür verantwortlich, dass Heizflächen (Radiatoren, Konvektoren) sauber gehalten werden, da starke Staubablagerungen nicht nur die Wärmeabgabe mindern, sondern auch hygienisch bedenklich sein können (Brandgeruch, Staubverwirbelung). Alle einschlägigen Hygieneregeln und -maßnahmen sind konsequent zu befolgen; etwaige Nachweise (z.B. Temperaturprotokolle, Wartung von Systemtrennern) sind zu dokumentieren – vorzugsweise im Raumbuch oder Anlagenbuch.

• Brand- und Explosionsschutz: Der Betreiber trägt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Voraussetzungen für die Verhütung und Bekämpfung von Bränden im Umfeld der Heizungsanlage geschaffen werden und die dazugehörigen Einrichtungen instand gehalten sind. Dies betrifft z.B. Feuerlösch- und Frühwarmeinrichtungen in Heizungsräumen, das Abschotten von Deckendurchführungen, die Sicherstellung der Brennstoffabschaltung im Brandfall und Ähnliches. Auch außerhalb von Gebäuden gelegene Brennstofflager (z.B. Heizöltanks im Freien oder erdgedeckte Flüssiggastanks) und deren Versorgungsleitungen fallen in diesen Verantwortungsbereich – sie sind gegen Brandgefahren zu schützen und entsprechend zu warten. Gesetzliche Vorgaben – etwa die Landesbauordnung und das Arbeitsschutzgesetz – verlangen generell, dass heiztechnische Anlagen so hergestellt und betrieben werden, dass im Brandfall weder Feuer noch Rauch in andere Geschosse oder Brandabschnitte gelangen können. Praktisch bedeutet dies: Heizungsräume müssen feuerbeständig abgetrennt sein (F90), Durchführungen von Rohren oder Kanälen sind abzudichten, Brandschutztüren selbstschließend halten und Feuerstätten (Kessel) müssen vorschriftsgemäß an geeignete Abgasanlagen angeschlossen sein. Bei Gasheizungen ist auf Explosionsschutz zu achten: Lüftungsöffnungen gemäß TRGI, Explosionsklappen falls nötig, regelmäßige Dichtheitsprüfungen der Gasleitungen etc. Der Betreiber muss all diese Maßnahmen kennen und umsetzen. Zudem sind die für die Brandbekämpfung vorgesehenen Anlagen (z.B. stationäre Löschanlagen, Wandhydranten) instand zu halten und jederzeit funktionsbereit zu halten.

Sämtliche Gefahren können sowohl aus der technischen Anlage selbst als auch aus ihrem Betrieb entstehen. Eine wichtige Voraussetzung zur Gefahrenvermeidung ist der ausschließliche bestimmungsgemäße Gebrauch von Gebäude und Anlagentechnik sowie die dafür geforderte Qualifizierung des Personals. Der Betreiber hat daher organisatorisch, technisch und personell sicherzustellen, dass alle genannten Sicherheits- und Hygieneanforderungen im täglichen Betrieb eingehalten werden. Er unterliegt einer Nachweispflicht, die Umsetzung aller vorgeschriebenen Prüfungen, Wartungen und Sicherheitsmaßnahmen belegen zu können (z.B. durch Prüfprotokolle für Kessel und Sicherheitseinrichtungen).

Die dauerhafte und sichere Durchführung der Betriebs- und Instandhaltungsmaßnahmen an heiztechnischen Anlagen erfordert qualifiziertes Fachpersonal.

• Fachkunde: Der Service-Dienstleister muss nachweislich über das grundlegende technische Wissen verfügen, das für einen sicheren und bestimmungsgemäßen Betrieb der Heizungsanlage nötig ist. Bei Vergabe an externe Firmen ist auf einschlägige Referenzen und Qualifikationen (Meisterbetriebe, Zertifizierungen) zu achten.

• Ausbildung/Erfahrung des Betriebspersonals: Alle Personen, die betrieblich mit Wartung, Inspektion oder Bedienung der Heizung betraut sind, sollen eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. Anlagenmechaniker SHK, Heizungsbauer, Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik) haben oder eine gleichwertige fachbezogene Berufserfahrung vorweisen. Sie müssen mit den Aufgaben und Funktionen der heiztechnischen Anlage und ihrer Komponenten vertraut sein – das umfasst Kenntnisse der Hydraulik, Regelungstechnik, Sicherheitseinrichtungen (wie Druckbegrenzern, Sicherheitsventilen) etc.

• Fortbildung: Der Betreiber hat für eine kontinuierliche Weiterbildung des Personals zu sorgen. Technik entwickelt sich weiter und gesetzliche Vorschriften ändern sich – daher sind regelmäßige Schulungen (z.B. in neuer Regelwerkstechnik, Energiemanagement, Arbeitssicherheit) unerlässlich. Dies kann durch interne Unterweisungen oder externe Seminare geschehen.

• Verantwortungsregelung: Durch eine eindeutige interne Zuständigkeitsregelung muss festgelegt sein, wer für welche Aspekte des Anlagenbetriebs verantwortlich ist. Wenn der Betreiber im Auftrag handelt, sollte vertraglich die Pflichtenübertragung fixiert sein (siehe oben). Dennoch bleibt der Betreiber dafür verantwortlich, die Eignung von eingesetzten Dritten (z.B. Spezialfirmen für Kesselreparaturen) sicherzustellen, sie angemessen einzuweisen und ihre Tätigkeit zu kontrollieren. Er kann die Betreiberverantwortung nicht einfach weiterreichen. Bei größeren Anlagen empfiehlt es sich, dass der Betreiber einen benannten Anlagenverantwortlichen (z.B. einen „Betriebsingenieur Heiztechnik“) bestimmt, der intern die Aufsicht führt.

• Einweisung und Koordination: Für die Einweisung eventuellen Betriebspersonals des Eigentümers (falls z.B. ein Teil der Bedienung durch eigenes Personal erfolgt) ist zwar grundsätzlich der Betreiber (Eigentümer) zuständig. In jedem Fall muss aber der Service-Dienstleister seiner gesetzlichen Verpflichtung nachkommen, eigenes Personal oder Subunternehmer geeignet anzulernen und zu überwachen. Die Zusammenarbeit zwischen Betreiber und Auftraggeber erfordert klare Absprachen: Der Anlagenbetreiber (Eigentümer) muss den Dienstleister über besondere Anlageneigenheiten oder Gefahren informieren, während der Dienstleister gewährleisten muss, dass seine Mitarbeiter die Sicherheitsregeln einhalten und mit den Örtlichkeiten vertraut sind.

Insgesamt muss der Dienstleister ein organisatorisches Konzept haben, das die Aufrechterhaltung der benötigten Qualifikation sicherstellt (z.B. Qualifikationsmatrix der Mitarbeiter, Schulungsplan). Alle Qualifikationen sind auf Verlangen nachzuweisen. Der Betreiber selbst sollte die Anforderungen aus VDI 3810 Blatt 1 und 1.1 kennen, wo beschrieben ist, wie Betreiberpflichten wahrzunehmen und ggf. zu delegieren sind. Bei Bedarf kann er sich an entsprechenden Zertifizierungen orientieren (z.B. DIN EN ISO 9001 mit Fokus Facility Management, Schulungsnachweise gemäß VDI oder TÜV für Kesselwärter etc.), um seine Kompetenz zu untermauern.

Für einen reibungslosen und effizienten Anlagenbetrieb müssen bereits in der Planungs- und Errichtungsphase bestimmte Voraussetzungen geschaffen und Dokumente gepflegt werden. Dazu zählen insbesondere das Raumbuch, das Anlagenbuch sowie der Einsatz moderner Gebäudeautomation. Diese Hilfsmittel unterstützen den Betreiber dabei, die Heizungsanlage sicher, energiesparend und entsprechend den festgelegten Parametern zu betreiben.

Ein Raumbuch dient als zentrales Planungs- und Betriebsdokument, in dem für alle relevanten Räume die Anforderungen an das Heizungs- und Raumklimasystem festgehalten sind. Für den vorliegenden Industriestandort ist vom Betreiber (bzw. bereits vom Errichter) ein Raumbuch zu erstellen und über den gesamten Lebenszyklus fortzuschreiben. Darin sind für jeden Raum oder Nutzungsbereich die wichtigen Auslegungs- und Betriebsgrößen dokumentiert, z.B.: gewünschte Raumtemperaturen, eventuell erforderliche Luftwechselraten (sofern Lüftung relevant), Raumfeuchte-Bereiche, interne Wärmelasten (Personenbelegung, Maschinenabwärme) etc.. Ebenso kann das Raumbuch Vorgaben zu Nutzungszeiten, betrieblichen Besonderheiten oder zulässigen Toleranzen enthalten.

Das Raumbuch bildet bereits in der Planungsphase die Grundlage, um die Heizanlage bedarfsgerecht auszulegen. Es sollte so ausführlich sein, dass es zugleich die Anforderungen an ein Brandschutz-Prüfbuch erfüllt – so kann ein gemeinsames Dokument Doppelarbeit vermeiden. Bei behördlichen Abnahmen (z.B. Bauabnahme oder Feuerbeschau) erweist sich ein gepflegtes Raumbuch als hilfreiches Werkzeug, da darin alle Raumanforderungen und Auslegungsannahmen transparent dargestellt sind. Eine kontinuierliche Fortschreibung des Raumbuchs durch den Betreiber ermöglicht es zudem, in der Betriebsphase die erbrachten Leistungen mit den Planungswerten zu vergleichen (Qualitäts- und Quantitätskontrolle) und bei Änderungen der Raumnutzung oder des Betriebs Abläufe anzupassen.

Begleitend zum Raumbuch ist für jede heiztechnische Anlage ein Anlagenbuch zu führen, welches sämtliche technischen Daten und Ereignisse der Anlage über deren Lebensdauer dokumentiert. Alle relevanten Planungsdaten, Betriebsparameter und Prüfungen sind lückenlos im Anlagenbuch festzuhalten. Dazu zählen z.B.: die technischen Auslegungsdaten (Heizlastberechnungen, Schemas), alle Inbetriebnahme-Protokolle, Einstellwerte, hydraulische Abgleiche, sämtliche Prüfprotokolle (vom TÜV, vom Bezirksschornsteinfeger etc.), Messberichte (z.B. Emissionsmessungen, Wirkungsgradmessungen) sowie die Historie von Störungen und durchgeführten Instandhaltungen.

Bereits bei der Anlagenerrichtung sollte das Anlagenbuch mit den Revisionsunterlagen (siehe Dokumentation) angelegt werden. Bei der Beschreibung des bestimmungsgemäßen Betriebs im Anlagenbuch ist auch die zukünftige Instandhaltung mitzudenken – sprich: die Betriebsweise sollte so dokumentiert sein, dass daraus hervorgeht, welche Wartungen in welchen Intervallen erforderlich sind (Instandhaltungsplan). Für den Betreiber empfiehlt es sich, im Anlagenbuch ein Instandhaltungskonzept bzw. einen Instandhaltungsplan abzubilden, in dem alle einschlägigen Anforderungen aus Gesetzen, Verordnungen, Normen und Herstellervorgaben zusammengeführt werden. Dieser Plan kann z.B. tabellarisch darstellen, welche Prüf- oder Wartungsaufgabe wann fällig ist, mit Verweis auf die Quelle (z.B. "jährliche Kesselüberprüfung nach BetrSichV" oder "vierteljährlich Sicherheitsventil prüfen nach Herstellerangabe"). Ein solcher Instandhaltungsplan sollte Teil des Anlagenbuchs sein und kann auch separat als Übersicht aushängen.

Beim Betrieb der Anlage ist darauf zu achten, dass Zugänglichkeiten zu allen wichtigen Anlagenteilen gewährleistet sind. Bereits bei der Planung bzw. in den Grundrissen im Raumbuch muss berücksichtigt werden, dass genügend Platz für Wartungsarbeiten, Inspektionen und eventuellen Austausch von Komponenten vorhanden ist. Eng mit dem Anlagenbuch verzahnt ist auch das Betriebsbuch (siehe Dokumentation), in dem die täglichen Betriebsdaten erfasst werden – das Betriebsbuch ist letztlich ein Teil des Anlagenbuchs oder kann diesem als Anhang beigefügt werden.

Die heiztechnischen Anlagen selbst und ihre Aufstellungsbereiche müssen klar definierten Anforderungen genügen, um einen sicheren und effizienten Betrieb zu ermöglichen.

• Sicherheitsanforderungen an Anlage und Aufstellraum: Wie erwähnt, spielen hier bauordnungsrechtliche und arbeitsschutzrechtliche Aspekte eine Rolle. Bereits bei Planung und Bau müssen diese berücksichtigt werden (Brandschutz, Fluchtwege, Lüftung im Kesselraum etc.). VDI 2050 Blatt 3 beschreibt detailliert die Anforderungen an Heizungszentralen (z.B. hinsichtlich Raumhöhe, Wartungswegen, zweiter Fluchtweg bei größeren Feuerungsanlagen, Lagerung von Brennstoffen). Die Anlage muss so ausgeführt sein, dass sie betriebssicher ist – d.h. dass von ihr keine Gefahr ausgeht. Dazu gehören z.B. die Ausstattung mit allen vorgeschriebenen Sicherheitseinrichtungen (Sicherheitsventile, Druckwächter, Temperaturbegrenzer, Ausdehnungsgefäß, Gaswarngeräte etc. je nach System) und deren normgerechte Auslegung.

• Energieeinspar- und Umweltanforderungen: Das Gebäudeenergiegesetz (GEG) stellt bereits Anforderungen an den Wärmeschutz des Gebäudes und die Effizienz der Anlagentechnik. Für Neubauten sind bestimmte Kennwerte (Primärenergiebedarf, Wärmedämmung) einzuhalten, welche indirekt die Auslegung der Heizung beeinflussen (z.B. niedrige Vorlauftemperaturen für Fußbodenheizung zur Nutzung von Brennwert und regenerativer Energie). Beim Betrieb müssen ggf. Nachrüstverpflichtungen erfüllt werden, die das GEG oder andere Verordnungen vorschreiben – z.B. der Austausch alter Heizkessel, Dämmung von Wärmeverteilungsleitungen etc. (Früher in EnEV geregelt, nun im GEG enthalten). Auch die 1. BImSchV legt Anforderungen an Wirkungsgrade und Emissionsgrenzwerte von Feuerungsanlagen fest, die eingehalten und regelmäßig überwacht werden müssen. Der Betreiber hat sicherzustellen, dass die Anlage diese energetischen und umweltrelevanten Anforderungen dauerhaft erfüllt.

• Arbeitsstättenbezogene Anforderungen: In Arbeitsräumen muss die Heizungsanlage ein zuträgliches Raumklima gewährleisten. Die ArbStättV gibt bspw. Mindesttemperaturen vor (je nach Schwere der Arbeit 17–20 °C) und fordert zugfreie, möglichst gleichmäßige Erwärmung. Auch dürfen von Heizungsanlagen in Arbeitsstätten keine unzulässigen chemischen Stoffe ausgehen – z.B. Abgase nur über dicht schließende Abgasanlagen ins Freie, keine Verpuffungen oder Geruchsbelästigungen. TRGS 900 legt zwar Arbeitsplatzgrenzwerte für chemische Stoffe fest, diese sind in Heizungsumgebungen meist nicht einschlägig, solange keine Arbeitsprozesse mit Chemikalien stattfinden. Stattdessen gelten die Anforderungen der ArbStättV und der zugehörigen Technischen Regeln (ASR) für das Raumklima und die Behaglichkeit. Der Betreiber muss daher die Heizung so betreiben, dass diese Bedingungen erfüllt bleiben (z.B. rechtzeitiges Heizen vor Arbeitsbeginn, ggf. Nachtabsenkungen nur soweit, dass morgens die Temperaturen erreichbar sind, Vermeidung von zu trockener Luft falls Lüftungssystem etc.).

• Schallschutz: Heizungsanlagen dürfen keine unzumutbaren Lärmbelastungen verursachen. Neben den vertraglichen Vereinbarungen oder Umweltauflagen (Lärm am Arbeitsplatz, Immissionsschutz nachts) gelten technische Normen wie die DIN 4109 für baulichen Schallschutz sowie VDI 4100 (empfohlene Schalldämmwerte in Gebäuden). Schon bei der Planung sind Schallschutzmaßnahmen vorzusehen (Aufstellung entkoppelt, Schalldämpfer in Lüftungsöffnungen, Schwingungsdämpfer unter Pumpen etc.). Der Betreiber muss insbesondere in Mischgebieten darauf achten, dass z.B. Außengeräte (Wärmepumpen, Kühltürme) die zulässigen Schallpegel einhalten. Im Betrieb können regelmäßige Schallmessungen oder zumindest subjektive Kontrollen sinnvoll sein.

• Funktionale Integration mit anderen Gewerken: Moderne Gebäude weisen oft vernetzte TGA-Systeme auf. Weitere Funktionen wie Heizung, Kühlung, Lüftung, Trinkwarmwasserbereitung oder Kraft-Wärme-Kopplung greifen ineinander. Diese sind bereits in der Planung aufeinander abgestimmt zu berücksichtigen und müssen im Betrieb koordiniert werden. Beispielsweise ist sicherzustellen, dass die Heizungsanlage mit der Lüftungsanlage zusammenarbeitet (ggf. Vorwärmung Zuluft, Abschaltung bei geöffneten Toren etc.), oder dass im Sommerbetrieb die Heizung abgeschaltet bleibt, sofern nicht für Warmwasser benötigt. Sollte eine Kopplung mit Produktionsprozessen bestehen (z.B. Abwärmenutzung aus Maschinen), ist dies ebenfalls konzeptuell eingebunden. Der Betreiber hat die Aufgabe, diesen Verbundbetrieb fortzuführen und bei Änderungen frühzeitig anzupassen. Die in der Planungsphase erarbeiteten Grundlagen (z.B. aus dem Raumbuch oder Betriebskonzept) sind für den Betreiber bindend umzusetzen. Änderungen am Nutzungskonzept oder Funktionsumfang der Anlage erfordern unter Umständen eine Anpassung der Dokumentation und Betriebsweise.

• Komplexität und Dokumentation: Mit zunehmender Komplexität der Anlage steigen die Anforderungen an eine strukturierte Dokumentation und Überwachung. Als Mindestangaben sollten im Betriebsbuch alle relevanten Betriebsdaten festgehalten werden, einschließlich der geplanten und tatsächlichen Heizwasserqualität, der Instandhaltungspläne (Inspektions- und Wartungsintervalle) sowie jeglicher Änderungen oder Nachrüstungen an der Anlage. Der Betreiber muss die Einhaltung von Wasserqualitätsanforderungen prüfen (z.B. pH-Wert, Härte gemäß VDI 2035 oder Herstellerangaben zur Kesselsteinvermeidung) und Abweichungen korrigieren. Alle Änderungen an Einstellungen oder Komponenten sind zu protokollieren, um bei Störungen oder Gewährleistungsfragen nachvollziehbar zu bleiben. Das Betriebsbuch bzw. die Anlagendokumentation ist dem Nutzer/Eigentümer regelmäßig zu übergeben bzw. zugänglich zu machen, insbesondere bei Betreiberwechsel oder Wartungsübergabe. Diese Unterlagen bilden auch die Basis für die Einweisung neuer Betreiber oder Nutzer in die Anlagennutzung. Nutzer (z.B. Haustechniker des Eigentümers) sind im Rahmen solcher Einweisungen auf die Gefahren unsachgemäßer Eingriffe hinzuweisen, damit sie die Grenzen ihrer eigenen Tätigkeit kennen.

Die Heizungsanlage ist Teil der gesamten Gebäudeleittechnik. Eine vorhandene Gebäudeautomation (GA) wird eingesetzt, um den Betrieb energieeffizient, wirtschaftlich und sicher zu gestalten. Die GA übernimmt Funktionen wie Überwachen, Steuern, Regeln und Optimieren im Heizungsbereich. Hardware-Komponenten (Sensoren, Aktoren, Regler, DDC etc.) und die zugehörige Software der GA ermöglichen es, die Anlage gemäß dem tatsächlichen Bedarf zu fahren.

Durch eine entsprechende Programmierung und Vernetzung der GA können Betriebsparameter laufend erfasst und ausgewertet werden (z.B. Vorlauf-/Rücklauftemperaturen, Außentemperatur, Pumpendrehzahlen, Ventilstellungen). Dies erlaubt ein technisches Monitoring der Anlagenperformance. Gemäß VDI 6041 sollten relevante Datenpunkte kontinuierlich aufgezeichnet werden, um Energieverbräuche zu bilanzieren und Betriebstrends zu erkennen. Ein solches Monitoring dient zum einen der Energieverbrauchskontrolle (Benchmarking gegen Planwerte, Identifikation von Mehrverbräuchen) und zum anderen der frühzeitigen Störungserkennung.

Die GA kann zudem Betriebsdokumentationen erleichtern, indem sie Berichte oder Protokolle generiert. Beispielsweise können Störmeldungen automatisch in ein Systemticket überführt werden, das vom Betreiber bearbeitet werden muss. Ebenso können Verbrauchsberichte (Wärmemengenzähler-Auslesung, Brennstoffverbrauch etc.) monatlich erstellt und archiviert werden. Dies unterstützt den Betreiber bei der Wahrnehmung seiner Pflichten, da viele Nachweise (z.B. Einhaltung von Temperaturen, Anlagennutzungsgrad) digital vorliegen.

Im konkreten Fall erstreckt sich die GA über mehrere Gewerke; die Heizungs-GA arbeitet evtl. zusammen mit der Lüftungssteuerung oder einer übergreifenden Gebäudeleittechnik. Bei etwaigen Leittechnikvorgaben (z.B. Nachtabsenkungszeiten durch den Eigentümer vorgegeben, oder Lastmanagement-Vorgaben zur Spitzenlastkappung) muss der Betreiber diese berücksichtigen. GA- und Energiemanagementsysteme erlauben es, auf Bedarfsänderungen flexibel zu reagieren (z.B. automatische Absenkung in unbenutzten Hallen oder Feiertagsschaltungen).

Insgesamt trägt die GA dazu bei, den geforderten Energieeinsparnachweisen gerecht zu werden und die Betriebskosten zu optimieren. Der Betreiber sollte ein GA-Konzept nutzen, das ihm ermöglicht, z.B. Alarmmeldungen sofort zu erhalten (Fernalarmierung, Störmeldung per SMS/Email) und ggf. per Fernzugriff Diagnosen durchzuführen. Alle Veränderungen an GA-Programmen oder Parametern sind zu dokumentieren (Parametrierlisten, Programmversionen – siehe Dokumentationspflichten).

Betreiben umfasst sämtliche organisatorischen und technischen Tätigkeiten, die erforderlich sind, um die Anlage im vorgesehenen Sinne zu nutzen. Instandhalten umfasst die Inspektion, Wartung, Instandsetzung und ggf. Verbesserung der Anlage, um ihren Soll-Zustand zu erhalten oder wiederherzustellen. Beide Bereiche – Betrieb und Instandhaltung – greifen ineinander und sind im Sinne eines nachhaltigen Anlagenmanagements zu betrachten.

Der Betrieb einer Heizungsanlage beginnt mit der Inbetriebnahme (bzw. Wiederinbetriebnahme) nach Abschluss der Errichtung oder einer Stillstandsphase und der formalen Abnahme der Anlage und erstreckt sich bis zur Außerbetriebnahme bzw. endgültigen Stilllegung der Anlage. In dieser Zeitspanne fallen unterschiedliche Betriebszustände und Maßnahmen an, die in den folgenden Unterabschnitten detailliert behandelt werden (Normalbetrieb, Störungen, Wartungsphasen, Stillstand, Wiederinbetriebnahme, Stilllegung).

Hinweis zur Abnahme: Die Abnahme einer neu errichteten (oder wesentlich geänderten) Heizungsanlage ist ein wichtiger rechtlicher Meilenstein. Sofern vertraglich nichts Abweichendes geregelt ist, gilt eine Bauleistung mit Abnahme als erfüllt und die Verantwortung geht auf den Betreiber über. Entsprechend DIN 18380 und VOB/B §12 sind Abnahmen der Heizanlage durchzuführen. Mit der (Teil-)Abnahme bestätigt der Betreiber (Auftraggeber), dass die Anlage im Wesentlichen vertragsgerecht hergestellt ist. Nach der Abnahme trägt im Regelfall der Betreiber das Betriebsrisiko und muss im Schadensfall nachweisen, wenn ein Mangel vom Errichter zu verantworten ist. Daher wird empfohlen, die Ergebnisse der Abnahme – inklusive aller festgestellten Restmängel und Fristen zu deren Beseitigung – im Anlagenbuch zu dokumentieren. Ggf. sollte auch eine förmliche Übernahme der Anlage vom Errichter erfolgen (Inbetriebnahmeprotokolle unterzeichnet, Übernahme der Bedienung durch den Betreiber etc.), wie in VDI 6039 (Inbetriebnahmemanagement) beschrieben.

Nach Abnahme beginnt die Betriebsphase, in der der Service-Dienstleister die volle Betreiberverantwortung trägt. Mit der Abnahme liegt die Haftung für Risiken aus dem Betrieb der Anlage in der Regel beim Service Provider (Betreiber). Der Betreiber muss ab diesem Zeitpunkt für alle Aspekte des sicheren Betriebs sorgen und z.B. Gewährleistungsmängel rechtzeitig rügen, wenn sie auftreten.

Das tägliche Betreiben der heiztechnischen Anlagen umfasst alle Handlungen, die notwendig sind, um die Anlage im vorgegebenen Sinne zu nutzen. Hierzu zählen die Überwachung der Betriebszustände, das Einstellen von Betriebsparametern, das Anfahren und Abstellen der Anlage nach Bedarf, die Brennstoffversorgung sicherstellen, Kontrollrundgänge etc. Der Betreiber hat sicherzustellen, dass alle technischen und organisatorischen Tätigkeiten ausgeführt werden, die nötig sind, damit die Anlage ihre Zweckbestimmung erfüllt.

Gegebenenfalls sind aus den im Raumbuch dokumentierten Festlegungen Maßnahmen abzuleiten, z.B. organisatorische Abläufe oder technische Einstellungen, um die Raum-Sollwerte einzuhalten. Wenn das Raumbuch z.B. vorgibt, dass bestimmte Räume nur zu definierten Zeiten beheizt sein müssen, muss der Betreiber dies in der Steuerung hinterlegen oder manuell steuern. Oder wenn eine maximale Vorlauftemperatur vereinbart wurde (etwa aus Gründen des Wärmeschutzes), ist diese einzuhalten.

Vor dem ersten Start (Erstinbetriebnahme) muss der Betreiber prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind: Anlage abgenommen, gefüllt und entlüftet, Sicherheitsventile eingestellt, Brennstoffversorgung entlüftet etc. Die Erstinbetriebnahme einer heiztechnischen Anlage muss unter strikter Beachtung der Inbetriebnahmeanleitungen der Hersteller erfolgen. Dabei sind sowohl die geforderte Funktion als auch die Qualitätskriterien (z.B. saubere Verbrennung, hydraulischer Abgleich) sicherzustellen. Während der Inbetriebnahme sind alle Mess-, Steuer- und Regelkomponenten zu testen und einzuregulieren. Treten Probleme auf, sind sie vor Übergang in den Dauerbetrieb zu beheben. Der Betreiber protokolliert idealerweise den Inbetriebnahmevorgang (Druckprobe, Dichtheitstest, Brennereinstellung etc.).

Entsprechendes gilt sinngemäß bei jeder Wiederinbetriebnahme einer zeitweilig außer Betrieb gesetzten Heizungsanlage. Nach längeren Stillständen (z.B. Sommerkesselstillstand oder Anlagenrevision) sind Anlagen sicherheitstechnisch zu überprüfen, langsam hochzufahren und zu überwachen, ähnlich wie beim Erststart.

Bei komplexen Anlagen (etwa mit mehreren Kesseln, Spitzenlastkessel, Pufferspeichern, verschiedenen Betriebsmodi) empfiehlt es sich, ein formalisiertes Inbetriebnahmemanagement nach VDI 6039 zu nutzen. Dies umfasst detaillierte Prüfpläne, Checklisten und eventuell die Hinzuziehung eines unabhängigen Inbetriebnahme-Managers, um sicherzustellen, dass jede Komponente und Schnittstelle ordnungsgemäß funktioniert.

Übergabe und Einweisung: Der Betreiber hat vom Errichter alle für den Betrieb notwendigen Unterlagen zu erhalten, einschließlich technischer Dokumentation, Bedienungsanleitungen und Prüfprotokolle. Zudem schuldet der Service-Dienstleister dem Auftraggeber bzw. den Betreiber-Mitarbeitern eine Einweisung in den bestimmungsgemäßen Betrieb der Anlage.

• Beschreibung des bestimmungsgemäßen Betriebs der Anlage: Dazu gehören die Erläuterung der Betriebsmodi, der erforderlichen regelmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen (Wartungsplan) und die Hinweise der Komponentenhersteller (z.B. Filterwechselintervalle, Brennerwartung).

• Hinweise auf Betriebsgefahren und Sicherheitsvorkehrungen: Es ist auf alle potenziellen Gefahren bei Betrieb oder Wartung hinzuweisen (z.B. Verbrennungsgefahr an heißen Teilen, Druckgefahr im Kessel, Gefahrstoffe wie Chemikalien für Wasseraufbereitung) und welche Schutzeinrichtungen bzw. Maßnahmen vorhanden sind (Sicherheitsventile, Schutzkleidung, Absperreinrichtungen).

• Erläuterung der gesetzlichen Rahmenbedingungen: Der Bedienungsmannschaft soll bewusst sein, welche Vorschriften einzuhalten sind. Beispielsweise die Pflicht zur regelmäßigen Kesselüberprüfung durch den Schornsteinfeger, die Grenzwerte der 1. BImSchV, Anforderungen aus der BetrSichV (Prüffristen von Druckbehältern, falls relevant), oder Auflagen aus eventuellen Genehmigungen.

• Verhalten bei Störungen und Schäden: Es muss geklärt werden, wie im Fall einer Störung zu reagieren ist – wer ist zu informieren (Ansprechpartner, z.B. Bereitschaftsdienst), welche Ersteingriffe darf der Nutzer selbst vornehmen (z.B. manuelles Reset versuchen) und was ist zu unterlassen. Ebenso sollte das Vorgehen bei Auftreten von Schäden (Leckagen, Brand, Unfälle) besprochen werden, inkl. Notabschaltung der Anlage und Alarmierung von Hilfskräften.

• Ansprechpartner und Meldewege: Es sind die zuständigen Personen und deren Erreichbarkeit zu nennen – sowohl für den Normalbetrieb (z.B. Ansprechpartner des Betreibers vor Ort) als auch für Notfälle (Service-Hotline, Notdienst). Ebenso sollte kommuniziert werden, wer für bestimmte Teilbereiche zuständig ist (z.B. Elektro-Störungen an Steuerungen evtl. separater Fachbereich).

Die Einweisung ist in einem Protokoll festzuhalten, welches vom Einweisenden und den eingewiesenen Personen zu unterschreiben ist. Dieses Protokoll wird Teil der Dokumentation.

Trotz sorgfältiger Wartung können Störungen im Anlagenbetrieb auftreten. Dazu zählen z.B. Brennerstörungen, Pumpenausfälle, Leckagen, Auslösen von Sicherheitseinrichtungen oder Regelungsfehler. Der Betreiber ist verpflichtet, durch ein wirksames Störungsmanagement die Nutzer der Anlage vor Gefahren durch solche Störungen zu schützen. Insbesondere muss er gewährleisten, dass Störungen, die über die üblichen Betriebsrisiken hinausgehen oder für die Nutzer nicht erkennbar oder vorhersehbar sind, schnell erkannt und beseitigt werden.

• Sofortige Störungserfassung: Alle eingehenden Störmeldungen (sei es automatisch via GA oder manuell durch Nutzer/Betriebspersonal) müssen umgehend erfasst und ausgewertet werden. Es ist ein Meldesystem vorzuhalten, z.B. zentraler Störmelder, Meldebuch oder elektronisches Ticketsystem, in dem Zeitpunkt, Art der Störung und meldende Stelle dokumentiert werden.

• Priorisierung nach Gefährdung: Jede Störung ist hinsichtlich ihrer Auswirkung und Dringlichkeit zu bewerten. Diese Priorität ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung der Situation. Als Kriterium dient, ob eine unmittelbare Gefahr für Personen oder Sachwerte besteht, ob der Anlagenbetrieb komplett unterbrochen ist oder ob „nur“ Komforteinbußen/Mehrkosten auftreten. Entsprechend sind Maßnahmen zur Störungsbeseitigung der Priorität nach einzuleiten – z.B. höchste Priorität: Gasaustritt -> unverzügliche Abschaltung und Fachfirma/Feuerwehr alarmieren. Niedrige Priorität: einzelner Heizkörper kalt -> Termin im nächsten Wartungsgang. (Eine beispielhafte Prioritätsskala wird weiter unten angeführt.)

• Störungs- und Notdienstorganisation: Der Betreiber sollte eine zertifizierte Notruf- und Serviceleitstelle bereithalten oder damit einen Dienstleister beauftragen, um rund um die Uhr Störungsmeldungen entgegennehmen zu können. Im Idealfall gibt es eine 24/7-Bereitschaft, die bei kritischen Ausfällen sofort reagieren kann. Für weniger dringliche Störungen sollten feste Reaktionszeiten vereinbart sein (z.B. innerhalb 24 Stunden vor Ort).

• Automatisiertes Monitoring und Fernzugriff: Es ist anzustreben, elektronische Störmeldungen der GA automatisiert zu verarbeiten und per Fernüberwachung zugänglich zu machen. Moderne Heizungsanlagen senden z.B. Brennerstörungen oder Temperaturabweichungen als Alarm; der Betreiber kann diese Meldungen per Ferndiagnose analysieren. Ein Fernzugriff auf die Anlagensteuerung ermöglicht oft schon eine erste Fehleranalyse (z.B. sieht der Techniker, ob der Anlagendruck zu niedrig ist und daher der Brenner gesperrt hat). Solche Systeme sind in größeren Liegenschaften Stand der Technik, um Ausfallzeiten zu verkürzen.

• Analysen und vorbeugende Konzepte: Alle aufgetretenen Störungen sollten vom Betreiber ausgewertet werden, um Wiederholungen zu vermeiden. Ein Ziel des Störungsmanagements ist es, durch ständige Optimierung die Anlagenverfügbarkeit zu steigern und den Wert der Anlage langfristig zu erhalten. Der Betreiber sollte ein Konzept zur Störungsvermeidung haben – z.B. häufige Störungsursachen identifizieren (wie Überhitzung, Druckschwankungen) und gezielt entgegenwirken (z.B. Schulung des Personals, Anpassung Wartungsintervall). Die Betriebssicherheit kann so kontinuierlich verbessert werden.

• Abdeckung des gesamten Leistungsspektrums: Insbesondere bei einem umfassenden Facility-Management-Ansatz sollte der Dienstleister in der Lage sein, das gesamte Umfeld der technischen Anlagen mit zu betreuen. Das bedeutet z.B., dass bei einem Heizwärmeausfall eventuell Ersatzmaßnahmen eingeleitet werden können: Der Betreiber hält ggf. mobile Heizgeräte oder Übergangslösungen bereit, um die Wärmeversorgung sicherzustellen (etwa einen Heizcontainer bei längerem Kesselausfall). Ebenso gehört dazu, dass der Betreiber Gebäude und Anlagen mit CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) verwaltet, um Wartungspläne, Inventare und Historien digital zu pflegen.

• Bagatellstörung: Nur geringe Auswirkung, insbesondere keine Gefährdung von Personen oder Sachwerten – z.B. optischer Mangel, kleiner Tropfleck, einzelnes Thermostatventil klemmt („Schönheitsfehler“). Maßnahme: Behebung kann im Rahmen des nächsten Serviceeinsatzes erfolgen; Reaktionszeit unkritisch.

• Sekundäre Störung: Mäßige Auswirkung auf den Betrieb, aber keine akute Gefahr für Personen/Sachen – z.B. Defekt, der erhöhten Energieverbrauch verursacht (ein Messfühler ausgefallen, Anlage läuft auf Ersatzwert). Maßnahme: zeitnahe Behebung einplanen (etwa innerhalb weniger Tage), da wirtschaftliche Nachteile entstehen oder Komfort eingeschränkt ist.

• Primäre Störung: Erhebliche Auswirkungen auf die Nutzbarkeit der Anlage, Betrieb unterbrochen – z.B. Ausfall eines Kessels in der Heizperiode, wodurch Nutzungsbeeinträchtigungen auftreten (Räume werden kalt). Maßnahme: umgehende Instandsetzung erforderlich, möglichst noch am selben Tag provisorische Wärmelieferung organisieren. Die Dringlichkeit nimmt hier deutlich zu, um Folgeschäden (z.B. Frost) oder Produktionsausfälle zu vermeiden.

• Kritische Störung: Schwerwiegende Gefahr für Personen oder Sachwerte – z.B. Gasgeruch (Explosionsgefahr), Feuer im Heizraum, Versagen einer sicherheitsrelevanten Einrichtung. Maßnahme: unverzüglich eingreifen! Anlage sofort abstellen (Not-Aus), Gefahrenbereich räumen, ggf. Feuerwehr/Notdienst alarmieren; erst nach vollständiger Behebung und Freigabe Wiederinbetriebnahme. Kategorie 4 erfordert maximale Reaktionsschnelligkeit (Minuten bis wenige Stunden).

Der Betreiber hat im Störungsfall die geeigneten Maßnahmen entsprechend der obigen Priorisierung einzuleiten. Dies kann vertraglich in Form von Service-Level-Agreements (SLA) festgeschrieben sein, z.B.: "Reaktionszeit bei Kategorie 4: 1 Stunde, Behebung unverzüglich; bei Kategorie 3: Einsatz innerhalb 4 Stunden, Problemlösung innerhalb 24 Stunden" usw. Wichtig ist auch die Kommunikation: Nutzer oder Auftraggeber müssen informiert werden, insbesondere bei längeren Behebungszeiten oder Einschränkungen (Transparenz vermeiden Unzufriedenheit).

Alle Störfälle und deren Behandlung sind im Betriebsbuch zu dokumentieren. So entsteht eine Historie, aus der man lernen und gegenüber Dritten (z.B. Versicherungen oder Behörden) Auskunft geben kann, dass adäquat gehandelt wurde.

Ein zuverlässiger Heizungsbetrieb erfordert ein systematisches Instandhaltungsmanagement. Instandhaltung umfasst gemäß DIN 31051 die vier Grundmaßnahmen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung.

• Verfügbarkeit sicherstellen: Die Heizungsanlage muss mit hoher Betriebsbereitschaft zur Verfügung stehen, um die geforderte Wärmeleistung jederzeit liefern zu können. Ungeplante Ausfälle sollen minimiert werden.

• Substanzerhalt: Die Anlage soll über die geplante Nutzungsdauer hinaus ihre Haltbarkeit und Qualität bewahren. Durch Instandhaltung werden Verschleiß und Alterung kontrolliert, um kostenintensive Erneuerungen möglichst zu verzögern.

• Sicherheit gewährleisten: Alle Sicherheitsanforderungen müssen stets erfüllt sein – sowohl für die Betreiber/Mitarbeiter als auch für die Gebäudenutzer und die Umwelt. Instandhaltung trägt z.B. dazu bei, dass Sicherheitsventile funktionieren, Emissionsgrenzwerte eingehalten und Leckagen vermieden werden.

Um diese Hauptkriterien zu erfüllen, definiert das Instandhaltungsmanagement eine Strategie. Diese kann je nach Anlage eine Kombination aus präventiver, reaktiver und zustandsorientierter Instandhaltung sein. In jedem Fall sind die aktuellen gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und in die Planung einzubeziehen. So fordern etwa bestimmte Verordnungen regelmäßige Prüfungen (BetrSichV: Druckbehälterprüfung, KÜO: Kaminreinigung etc.), die in jedem Fall vorgenommen werden müssen. Darüber hinaus sind sämtliche Maßnahmen so zu koordinieren, dass der Soll-Zustand der Anlage erhalten oder nach Störungen rasch wiederhergestellt wird.

Gemäß DIN 31051 lässt sich die Instandhaltung gliedern in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Zusätzlich sind inner- und außerbetriebliche Forderungen (z.B. Budgetvorgaben, Produktionspläne des Unternehmens) bei der Planung zu berücksichtigen, ebenso wie geeignete Instandhaltungsstrategien (z.B. zustandsabhängig vs. intervallbasiert).

Der Betreiber sollte für die Heizungsanlage eine anlagebezogene Ersatzteilliste führen. Darin sind die wesentlichen Ersatzteile, Betriebsstoffe und Hilfsmittel aufgeführt, die für Wartung und Reparatur benötigt werden, inkl. Bezugsquellen. Diese Liste hilft, im Störungsfall schnell reagieren zu können. Beispielsweise kann darin stehen: "Brennerdüse Typ X – Lagerbestand: 1 Stück vor Ort; Lieferant: Firma Y, Lieferzeit 2 Tage". Ebenso sollten wichtige Verbrauchsmaterialien (Wasseraufbereitungsmittel, Dichtmittel, Filtermatten) definiert sein.

Bei der Instandhaltung fallen auch Abfälle und Altteile an (z.B. Altöl, Filter, Dichtungen). Der Betreiber hat die ordnungsgemäße Entsorgung sicherzustellen und ggf. besondere Entsorgungswege zu nutzen. Beispielsweise sind ölhaltige Betriebsmittel als gefährlicher Abfall zu entsorgen und Nachweise zu führen. Die jeweils gültigen Entsorgungsrichtlinien sind einzuhalten und ggf. im Entsorgungskonzept des Betreibers zu verankern.

Inspektionen dienen dazu, den aktuellen Zustand der Heizungsanlage oder ihrer Teile festzustellen und zu beurteilen. Sie sind ein wesentliches Element der vorbeugenden Instandhaltung. Im Rahmen von Inspektionen werden Maßnahmen wie Prüfen, Messen, Besichtigen und Testen durchgeführt, um den Ist-Zustand aller Anlagenelemente zu erfassen. Der Service-Dienstleister ist verantwortlich, dass diese Prüfungen fachgerecht vorgenommen werden und alle Befunde aufgezeichnet werden.

Die Ergebnisse der Inspektion – insbesondere Analysen von festgestellten Abweichungen – sollen dem Betreiber helfen zu entscheiden, welche Maßnahmen einzuleiten sind. Beispielsweise kann eine Inspektion zeigen, dass der Kessel stark verschmutzt ist (Ergebnis: rußige Flammrohre). Daraus leitet der Betreiber die Maßnahme ab, eine sofortige Reinigung durchzuführen und ggf. die Verbrennungseinstellung zu optimieren.

• Routinemäßig wiederkehrend: Viele Inspektionen sind gesetzlich gefordert oder durch Normen/Regeln vorgegeben. Beispiele: die jährliche Feuerstättenbeschau durch den Schornsteinfeger (Emissionsmessung, Abgasanlagenkontrolle) – das ist zwar primär eine behördliche Prüfung, aber auch Teil der Anlageninspektion. Oder Prüfungen nach BetrSichV für bestimmte Druckbehälter (z.B. alle 5 Jahre innere Prüfung des Druckausdehnungsgefäßes durch Sachverständigen, falls >1000 Liter).

• Vertraglich vereinbart: Unabhängig von gesetzlichen Fristen können im Wartungsvertrag Inspektionsintervalle festgelegt sein, z.B. vierteljährliche Inspektionsdurchgänge durch den Betreiber, um alle Komponenten zu sichten. Auch Abnahmeprüfungen oder Funktionsprüfungen nach Umbauten zählen hierher.

• Anlassbezogen: Nach ungewöhnlichen Ereignissen (z.B. nach einer Störung oder nach langen Stillstandzeiten) sollte eine außerplanmäßige Inspektion erfolgen, um die Anlage vor Wiederinbetriebnahme zu checken.

Je nach Bedarf kann eine Inspektion verschiedene Schwerpunkte haben.

• Überprüfung der baurechtlichen Anforderungen mit Fokus auf Brandschutz (ist der Feuerlöscher in der Heizzentrale geprüft? Brandabschottungen intakt?).

• Kontrolle der ordnungrechtlichen Vorgaben: etwa ob Nachrüstpflichten aus dem GEG erfüllt wurden – z.B. hat der Betreiber einen alten Konstanttemperaturkessel >30 Jahre stillgelegt/ersetzt (Pflicht nach GEG, vormals EnEV).

• Erfassen von energetischen Kennwerten: Überprüfung, ob Wirkungsgrad und Verluste im Rahmen liegen (ggf. “Heizungs-Check” durchführen mit standardisierten Bewertungsverfahren).

• Gesundheitstechnische Anforderungen: Im Arbeitsstätten-Kontext, Überprüfung von z.B. Raumtemperaturen, CO₂-Konzentrationen, Einhaltung der ASR (Technische Regeln für Arbeitsstätten) bezüglich Raumklima.

• Wirksamkeit von Sicherheitseinrichtungen nach BetrSichV: Funktioniert z.B. die Kesselabschaltung bei Übertemperatur? Sind Not-Aus-Schalter vorhanden und wirksam?

• Leistungsmerkmale: Prüfen, ob die Anlage die geforderte Leistung bringt (z.B. erreicht der Kessel die Nennleistung, werden alle Heizflächen warm).

• Verbesserungs- und Optimierungspotenzial erkennen: Inspektionen sollen auch die Möglichkeit bieten, Optimierungen vorzuschlagen (z.B. ineffiziente Pumpen durch hocheffiziente ersetzen, hydraulischer Abgleich durchführen). Ein Beispiel ist der Heizungs-Check (energetische Inspektion nach DIN/EN), bei dem eine Reihe von Punkten untersucht wird, um Einsparmöglichkeiten zu finden.

Inspektionen dürfen nur von geeignet qualifizierten Personen durchgeführt werden. Das schließt Personen mit ein, die neben der praktischen Erfahrung auch die Fähigkeit zur Bewertung haben (z.B. Kundendiensttechniker, die normative Anforderungen kennen). Gegebenenfalls sind zertifizierte Sachverständige heranzuziehen, wenn es Vorschrift ist (z.B. TÜV-Prüfer für Druckbehälter).

Jede Inspektion ist sorgfältig im Betriebsbuch zu dokumentieren. Die Dokumentation sollte umfassen: Datum, Inspekteur, was wurde geprüft, Ergebnisse (ggf. Messwerte), festgestellte Mängel, empfohlene Maßnahmen und Fristen zu deren Umsetzung. Idealerweise wird daraus ein Inspektionsbericht erstellt, der dem Betreiber und ggf. dem Auftraggeber vorliegt. Dieser Bericht enthält sowohl verbindliche Handlungspflichten (z.B. "Sicherheitsventil defekt – sofort austauschen") als auch Empfehlungen ("Kessel könnte nachisoliert werden zur Verlustreduktion").

Die Wartung der heiztechnischen Anlage ist eine der Hauptmaßnahmen zur Sicherstellung eines störungsfreien Dauerbetriebs. Wartung baut oft auf den Erkenntnissen der Inspektion auf: Inspektionsbefunde zeigen, wo Wartung nötig ist. Regelmäßige Wartung wird durchgeführt in der Erwartung, dass die Anlage oder das gewartete Bauteil bis zur nächste Wartung ohne Störung funktioniert. Man kann sagen: die Wartung versetzt die Anlage wieder in den optimalen Soll-Zustand (innerhalb der Verschleißgrenzen), so dass sie zuverlässig weiterläuft.

Wartungsmaßnahmen sind geplant durchzuführen. Sie erfolgen entweder zeitbasiert (z.B. jährlich, halbjährlich) oder zustandsorientiert (z.B. nach einer bestimmten Betriebsstundenzahl, oder wenn ein Sensor einen Wert erreicht). Oft wird eine Kombination genutzt: bestimmte Arbeiten fix jährlich, andere nach Bedarf. Wichtig ist, dass die Planung der Wartung Herstellerangaben, normative Vorgaben und Erfahrungswerte einbezieht. So geben viele Hersteller Wartungschecklisten und empfohlene Intervalle vor, die zu beachten sind.

Die Wartung ist per Definition Teil der präventiven Instandhaltung nach DIN EN 13306. Sie dient dazu, den Sollzustand zu bewahren. Typische Wartungsarbeiten an einer Heizungsanlage umfassen: Reinigen (z.B. Brennraum und Wärmetauscherflächen von Ruß befreien), Nachstellen (z.B. Ventilspiel bei Gebläsebrenner, Expansionsgefäß nachdrücken), Schmieren (Pumpenlager falls erforderlich), Austauschen verschleißanfälliger Teile (z.B. Düsen, Filter, Dichtungen, Zündelektroden). All diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass die Anlage im Sollbereich arbeitet. Die einzelnen Arbeitsschritte der Wartung sind – sofern verfügbar – nach den Vorgaben in Normen und Richtlinien (z.B. VDMA Einheitsblätter, Checklisten in VDI 3810) sowie den Herstellerempfehlungen festzulegen und durchzuführen. DIN 31051 Abschnitt 4.1.2 enthält z.B. allgemeine Hinweise, was bei Wartung zu berücksichtigen ist.

• Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung: Welche Bauteile sind sicherheitskritisch und erfordern daher häufigere Kontrollen? (Beispiel: Überdruckventile sollten jährlich geprüft werden, auch wenn Hersteller länger angibt, da Versagen gravierend wäre).

• Umfang und Häufigkeit der Wartung unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, Regeln der Technik und Stand der Technik. Manche Verordnungen geben Mindestintervalle vor (z.B. BImSchV fordert bei Öl-/Gasfeuerungen >100 kW zweimal jährlich Reinigung durch Fachfirma). Der "Stand der Technik" – etwa in Form von VDI-Empfehlungen – kann kürzere Intervalle nahelegen, um effizient zu bleiben.

• Hersteller- und Errichtervorgaben: Diese sind verbindlich, zumindest in der Gewährleistungszeit. So verlangen einige Hersteller während der Garantie regelmäßige Wartungsnachweise, sonst erlischt der Garantieanspruch. Auch Errichter empfehlen oft Wartungsverträge über die ersten zwei Jahre, um den Betrieb zu optimieren. Diese Vorgaben sind in die Wartungsplanung einzubeziehen.

Die konkreten Wartungsintervalle sind vom Betreiber in einer Betriebsanweisung oder Wartungsplanung festzulegen. Hierbei sollen die Umgebungsbedingungen (z.B. stark staubige Umgebung -> häufiger Filterwechsel), das Risiko bei Ausfall (kritische Anlage = öfter warten) und die Brandgefahr (Ölheizung in Holzbau -> erhöhte Sorgfalt) sowie Erfahrungen aus der Vergangenheit berücksichtigt werden. Erfahrungsgemäß können Intervalle, die der Hersteller nennt, in problematischen Fällen auch verkürzt werden müssen (z.B. wenn ein Brenner trotz Wartung jährlich immer wieder verrußt, könnte halbjährliche Reinigung sinnvoll sein). Umgekehrt gilt: Eine Verlängerung von empfohlenen Intervallen erfolgt stets auf eigenes Risiko des Betreibers und sollte nur in Ausnahmefällen und mit guter Begründung erfolgen.

Wartungsarbeiten sind stets nachvollziehbar zu dokumentieren. Pro Wartungstermin wird idealerweise ein Wartungsbericht erstellt, der durchführende Person, Datum, Liste der durchgeführten Arbeiten, festgestellte Mängel und getauschte Teile auflistet. Dieser Bericht geht ins Anlagen-/Betriebsbuch ein (oder wird dort abgeheftet). Dokumentationspflichten sind z.B. auch in §11 BetrSichV genannt (Prüfnachweise aufbewahren).

Eine Empfehlung ist, mit dem Errichter der Anlage einen Wartungsvertrag zumindest für die Dauer der Gewährleistung abzuschließen. So stellt man sicher, dass in den ersten Jahren (Sachmängelhaftung) die Anlage vom Fachmann betreut wird und eventuelle Mängel schnell auffallen. VDI 3810 Blatt 1 empfiehlt solche Verträge, da sie auch Klarheit darüber schaffen, welche Leistungen zur Wartung gehören.

Trotz vorbeugender Maßnahmen wird es Fälle geben, in denen eine Instandsetzung notwendig ist – etwa wenn Bauteile ausfallen, unerwartete Defekte auftreten oder Schäden durch äußere Einflüsse entstehen. Diese Leistungsbeschreibung legt auch Grundlagen der wirtschaftlich möglichen Instandsetzung fest. Das bedeutet, es wird der Rahmen vorgegeben, in dem Reparaturen erfolgen sollen: so schnell wie nötig, aber auch so kostenbewusst wie möglich unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit.

Instandsetzungen lassen sich hinsichtlich Dringlichkeit und Auswirkung auf die Verfügbarkeit priorisieren. Ein Defekt, der die Anlage stilllegt, muss sofort behoben werden (ggf. mit Zwischenlösungen), während ein Defekt an einer redundanten Komponente evtl. geplant werden kann. Die Strategie kann sein: vollständige Reparatur vs. vorübergehende Reparatur bis Austausch. Die Leistungsbeschreibung kann hierzu definieren, wann z.B. eine Notreparatur akzeptabel ist und wann eine dauerhafte Lösung erfolgen muss (dies wäre im Vertrag zu regeln).

Wichtig: Wird im Rahmen von Inspektion oder Wartung ein Schaden entdeckt, ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber das weitere Vorgehen festzulegen. Also der Betreiber meldet dem Eigentümer: "Heizkessel hat Riss im Wärmetauscher, Vorschlag: Instandsetzung/Schweißung vs. Kesseltausch". Gemeinsam wird entschieden, was gemacht wird (natürlich im Rahmen von Verantwortlichkeiten – innerhalb Gewährleistung muss Errichter haften, außerhalb evtl. Versicherung).

Der Service-Dienstleister muss für Reparaturen geeignet qualifiziert sein. Gegebenenfalls sind Spezialfirmen hinzuzuziehen (z.B. ein Kesselfachbetrieb bei Kesselschäden, oder Elektriker für Steuerungsreparaturen). Der Betreiber koordiniert diese Einsätze. Innerhalb der Gewährleistungszeit ist immer zu prüfen, ob ein Mangel unter die Errichterhaftung fällt – in solchen Fällen ist der Errichter zur kostenlosen Nachbesserung verpflichtet. Der Betreiber muss hier also entsprechende Ansprüche geltend machen und ggf. den Errichter informieren, statt selbst kostenpflichtig zu reparieren.

Im Anlagenbuch sollte für jede Instandsetzung dokumentiert werden: Schadenbild, Ursache (soweit bekannt), durchgeführte Maßnahmen, Kosten und Dauer der Anlagenunterbrechung. Dies fließt wieder in die Erfahrung ein und kann z.B. zeigen, ob bestimmte Komponenten chronisch störanfällig sind (dann ggf. Austausch durch besseres Fabrikat = Optimierung).

Verbesserungs- oder Optimierungsmaßnahmen gehen über die reine Wiederherstellung hinaus. Sie zielen darauf ab, den ursprünglichen Zustand der Anlage gezielt zu übertreffen, sei es in Zuverlässigkeit, Sicherheit, Effizienz oder Komfort. Solche Maßnahmen können z.B. nach einigen Betriebsjahren anstehen, um die Anlage an geänderte Anforderungen anzupassen (Nachrüstungen, Modernisierungen).

Im Rahmen der Inspektionen soll auch Optimierungspotenzial erkannt werden. Etwa könnte bei einem Heizungscheck auffallen, dass eine Pumpe ständig mit Volllast läuft – hier wäre der Vorschlag, eine Drehzahlregelung nachzurüsten, um Energie zu sparen. Oder die Regelungsstrategie könnte verbessert werden (Nachtabsenkung optimiert). Auch Verbesserungen im Sinne der DIN 31051 – also Erhöhung der Funktionssicherheit – sind anzugehen, wenn z.B. wiederkehrende Störungen darauf hindeuten, dass ein konstruktiver Mangel vorliegt (dann Verbesserung durchführen, etwa zusätzlichen Filter einbauen um Ausfälle zu vermeiden).

Jede Optimierung sollte in Bezug auf Kosten/Nutzen bewertet werden. Die Leistungsbeschreibung kann z.B. festlegen, dass der Betreiber dem Eigentümer Optimierungsvorschläge unterbreiten soll, wenn sich diese innerhalb von X Jahren amortisieren (Energiekosteneinsparung) oder wenn sie die Sicherheit deutlich erhöhen. Insbesondere im Zuge von GEG-Verschärfungen oder neuen Umweltauflagen kann es notwendig werden, Bestandssysteme zu verbessern (z.B. um Emissionsgrenzen weiter einzuhalten).

In der Praxis werden Verbesserungen oft in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber geplant (eventuell als separate Projekte neben dem laufenden Betrieb). Hier ist vertraglich zu regeln, inwieweit der Betreiber zu solchen Leistungen verpflichtet oder berechtigt ist. Die VDI 3810 unterscheidet hier wie erwähnt zwischen Verbesserung (Sicherheit erhöhen) und Optimierung (Effizienz/Nutzen erhöhen), beide sollten aber im Sinne eines fortschreitenden Verbesserungsprozesses (KVP) gesehen werden.

Alle Änderungen, die im Rahmen von Verbesserungen vorgenommen werden (z.B. neuer Brenner, Aufschaltung auf GLT, hydraulischer Abgleich), sind selbstverständlich zu dokumentieren (Pläne anpassen, Bedienungsanleitungen ergänzen, Anlagen- und Betriebsbuch updaten). Auch ist zu prüfen, ob behördliche Anzeigen oder Genehmigungen nötig werden (z.B. Brennstoffwechsel auf Gas – neue Genehmigung nach 1. BImSchV?).

Ein spezieller Aspekt der Optimierung ist das Energiemanagement der Heizungsanlage. Durch einen fachkundigen Betrieb lässt sich der Energieverbrauch oft deutlich senken und die Nutzungsdauer der Anlage verlängern. Betreiber und Service-Dienstleister sollten daher in der Lage sein, mit moderner Technik adäquat umzugehen, um energetische Einsparpotenziale auszuschöpfen.

Es wird empfohlen, ein strukturiertes Energiemanagement-System für die heiztechnischen Anlagen einzuführen.

• Energie-Messkonzept: Erfassen aller relevanten Energieströme (z.B. Brennstoffverbrauch per Zähler, Wärmemengenerfassung für unterschiedliche Gebäude, Stromverbrauch von Pumpen etc.). Ziel ist es, transparente Daten über den Energieeinsatz zu erhalten. Siehe hierzu auch VDI 2077, die Methoden zur verursachergerechten Verbrauchserfassung beschreibt (z.B. Wärmezähler je Gebäude oder Produktionsbereich).

• Energie-Monitoringkonzept: Kontinuierliches Überwachen und Auswerten der erfassten Energiekennzahlen. Dies kann über die GA oder separate Software erfolgen (ggf. monatliche Reports). Abweichungen von Sollwerten sind zu analysieren. Beispielsweise kann ein stark steigender Gasverbrauch bei gleicher Witterung ein Indikator für einen verschmutzten Kessel sein – was wiederum Instandhaltung auslösen sollte.

• Zieldefinition: Es ist zu Beginn festzulegen, welche Ziele das Energiemanagement verfolgen soll. Beispiele: Kostenoptimierung (x % Reduktion Heizkosten nächstes Jahr), Nachhaltigkeit verbessern (CO₂-Emission senken), gesetzlichen Anforderungen genügen (Auditpflicht). Diese Ziele geben den Rahmen für Maßnahmen.

• Maßnahmenplanung: Anhand der Monitoring-Daten sollten Maßnahmen abgeleitet werden – z.B. Optimierung der Heizkurve, Absenkung nachts von 22 auf 20 °C, Tausch ineffizienter Pumpen etc. Hierbei arbeitet der Betreiber idealerweise eng mit dem Energiemanagement-Verantwortlichen des Eigentümers zusammen (falls vorhanden).

• Regelmäßiges Audit: Falls das Unternehmen unter EDL-G fällt, muss mindestens alle 4 Jahre ein Energieaudit nach DIN EN 16247 durchgeführt werden, sofern kein ISO 50001 System existiert. Der Betreiber hat hierzu Zuarbeit zu leisten, indem er Betriebsdaten und Dokumentationen bereitstellt. Nach dem Audit sollten die empfohlenen Maßnahmen – sofern relevant für die Heizungsanlage – in den Betriebsablauf integriert werden.

Insgesamt trägt das Energiemanagement dazu bei, Kosten zu sparen und den ökologischen Fußabdruck des Industriestandorts zu verbessern. Zudem werden auf diese Weise oft auch versteckte Mängel aufgedeckt (z.B. permanent laufender Heizstab, defektes Ventil mit Leckverlusten etc.), was wiederum die Instandhaltung verbessert. Ab spätestens 2025 werden zudem die Anforderungen des GEG weiter verschärft (Stichwort 65 % erneuerbare Energie bei Heizungsneueinbau), sodass ein Energiemanagement auch hilft, rechtzeitig Strategien dafür zu entwickeln (z.B. Integration von Wärmepumpen, Solarthermie etc. in die Anlage).

Im Lebenszyklus einer Heizungsanlage gibt es verschiedene Betriebszustände: Normalbetrieb, vorübergehende Abschaltung, Störung/Stillstand, Wiederinbetriebnahme nach Stillstand, dauerhafte Stilllegung. Für jeden dieser Zustände gelten spezifische Anforderungen, die im Folgenden beschrieben werden.

Änderung des Betriebszustands allgemein: Bei jeder maßgeblichen Änderung (z.B. Wechsel von Normalbetrieb in Stillstand) ist zu prüfen, ob die Anlage oder Anlagenteile von Versorgungs- oder Entsorgungsnetzen zu trennen sind. So ist z.B. bei längerer Außerbetriebnahme sicherzustellen, dass die Anlage spannungsfrei geschaltet wird (Strom abschalten, um Brandrisiko zu senken), oder dass Zulauf- und Ablaufleitungen (Wasser, Dampf, Gas) geschlossen werden, um unkontrollierten Durchfluss zu verhindern. Ebenso sollte man bedenken, ob externe Versorgung (Fernwärme, Druckluft) abgeklemmt werden muss, wenn die Verbrauchsanlage ruht.

Falls die heiztechnische Anlage zur Trinkwassererwärmung genutzt wird, sind bei geänderten Betriebszuständen besondere Maßnahmen nötig. Beispielsweise: Wenn der Heizkessel im Sommer abgeschaltet würde, aber an ihm ein Trinkwasserspeicher hängt, muss dieser weiterhin beheizt werden (etwa durch elektrische Heizpatrone oder Alternativsystem), um die hygienischen Mindesttemperaturen einzuhalten. Herstellerangaben zur Vorgehensweise sind unbedingt zu beachten. Jede Änderung des Betriebszustands (längerer Stillstand, Wiederinbetriebnahme, Stilllegung) soll im Anlagenbuch dokumentiert werden, inkl. Datum und ggf. durchgeführter Vorbereitung/Nachsorge.

Muss die Heizungsanlage vorübergehend außer Betrieb genommen werden (z.B. bei Wartungsstillstand, Sommerpause oder Umbauarbeiten), sind die Abschaltmaßnahmen sorgfältig durchzuführen. Nur geeignet qualifiziertes Personal darf die Anlage herunterfahren und sichern. Dazu gehört typischerweise: Brenner abschalten, Anlagenpumpe aus, Hauptabsperrventile zu, Stromkreise abschalten und gegen Wiedereinschalten sichern (Lockout/Tagout bei Instandhaltung).

Während der Betriebsunterbrechung darf kein sicherheitskritischer Zustand entstehen. Besonders zu achten ist auf Hygienerisiken und Frostgefahr. Beispiel Hygiene: In Warmwasserbereitern kann bei längerer Nichtnutzung das Wasser stagnieren – deshalb entweder regelmäßig erhitzen (Legionellenschutz) oder entleeren. Beispiel Frost: Wenn im Winter die Heizung abgeschaltet wird, müssen alle wasserführenden Teile entleert oder beheizt werden, damit sie nicht einfrieren. Daher wird empfohlen, regelmäßige Sichtprüfungen während des Stillstands durchzuführen, um Probleme früh zu erkennen (z.B. Temperatur im Heizraum überwachen, ob sie nicht zu tief fällt).

Die Dauer der zulässigen Unterbrechung hängt vom Anlagentyp und der Jahreszeit ab. Im Sommer kann eine Heizung wochenlang aus, solange Warmwasser anders sichergestellt ist; im Winter ist eine längere Unterbrechung kritisch. Geplante Stillstände sollten mit dem Produktions-/Nutzungsplan des Standorts abgestimmt sein, um Beeinträchtigungen zu minimieren.

Wartungsarbeiten während Stillstand: Oft werden geplante Betriebsunterbrechungen genutzt, um Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten durchzuführen (z.B. Revision im Sommer). Hierfür gibt es in Branchen Richtzeiten. Die BTGA-Regel 3.001 (Bundesindustrieverband Technische Gebäudeausrüstung) gibt beispielsweise Richtwerte für den Zeitaufwand diverser Wartungsaufgaben an verschiedenen Anlagenkomponenten. Dies kann als Anhalt dienen, um die Dauer der Stilllegung einzuplanen.

Zu beachten: Nach Abschluss der Arbeiten und vor Wiederinbetriebnahme sind alle Absperrungen zu öffnen, Sicherheitsfunktionen zu testen und die Anlage kontrolliert hochzufahren.

Ein unplanmäßiger Anlagenstillstand infolge einer schweren Störung (z.B. Kesselschaden, sicherheitsbedingte Abschaltung) erfordert systematisches Vorgehen zur Fehlerbehebung. Zunächst steht die Fehlerdiagnose im Vordergrund: Im akuten Ist-Zustand muss ermittelt werden, was die Ursache des Stillstands ist. Dies gibt Aufschluss über die voraussichtlich erreichbare Verfügbarkeit nach Behebung und ist ein Indikator für die wirtschaftliche Instandsetzung.

• Mit anderen Worten: Die Fehleranalyse soll folgende Fragen beantworten: Was ist kaputt? Lässt es sich reparieren? Wie lange dauert das? Was kostet das? Gibt es Alternativen (z.B. schneller Ersatz vs. aufwendige Reparatur)? Anhand dieser Infos entscheidet der Betreiber zusammen mit dem Eigentümer den weiteren Umgang mit dem Ausfall.

• Die Leistungsbeschreibung kann hier z.B. fordern: Bei einem störungsbedingten Totalausfall hat der Betreiber unverzüglich eine Schnellanalyse durchzuführen und dem Auftraggeber eine Entscheidungsgrundlage zu liefern, wie weiter zu verfahren ist (inkl. Kostenabschätzung).

• Beispiel: Heizkessel Brennkammer gerissen. Betreiber meldet: Reparatur dauert ca. 5 Tage mit Kesselfirma, Kosten X, oder Übergangslösung: mobiler Heizcontainer anfahren innerhalb 1 Tag, Kosten Y pro Tag Miete, während man Kessel tauscht (Dauer 2 Wochen). Der Auftraggeber entscheidet auf dieser Basis, was gewünscht ist.

• Die Fehleranalyse selbst stützt sich oft auf die zuvor beschriebene Störungshistorie und Inspektionsergebnisse. Sie ist vom Servicepersonal auszuführen, ggf. mit Unterstützung von Spezialisten (z.B. Werkskundendienst des Kesselherstellers).

• Im Rahmen der Instandhaltungsverpflichtung des Betreibers gehört es dazu, auf Basis solcher Analysen zu prüfen, wie bei einem Störungsfall zu handeln ist. Das sollte in internen Prozessen festgelegt sein (Notfallplan).

• Wichtig: Während der Stillstandsphase sind, wie oben erwähnt, alle Sicherheitsvorkehrungen aufrecht zu erhalten (z.B. Überwachung auf Frost). Falls der Ausfall länger andauert, muss der Betreiber Zwischenlösungen (Ersatzgeräte, Notheizung) aktivieren, damit keine Folgeschäden auftreten (Rohrfrost etc.).

Die Lessons Learned aus jedem größeren Stillstand sollten ins Anlagenbuch einfließen – ggf. durch ergänzte Wartungsmaßnahmen, um denselben Fehler zukünftig zu vermeiden.

Die Wiederinbetriebnahme einer Anlage nach einer längeren Stillstandsperiode oder nach umfangreicher Instandsetzung erfordert ähnliche Sorgfalt wie eine Erstinbetriebnahme. Sinngemäß sind dieselben Maßnahmen zu ergreifen wie bei der Erstinbetriebnahme, und zwar durch geeignet qualifiziertes Personal.

Das bedeutet konkret: Prüfung, ob Anlage betriebsklar ist (alle Armaturen offen, Anlagendruck okay, Entlüftung durchgeführt, Brennstoffversorgung bereit, Pumpen gängig etc.). Dann Anlage hochfahren gemäß Herstellerprozedur: z.B. Kessel füllen, entlüften, Brenner einschalten, langsam auf Temperatur/Last bringen. Überwachung der kritischen Phasen (Startphase, erste Erreichung von Sollwerten). Kontrolle, ob Regelung einwandfrei anspricht.

Außerdem sind bei Wiederinbetriebnahme oft Funktionsprüfungen vorgeschrieben, gerade wenn es länger als 1 Jahr stillstand. Beispielsweise kann verlangt sein, dass vor dem Neustart ein Sachkundiger die Anlage begutachtet (Versicherungsauflagen).

Der Betreiber hat ja ein Inbetriebnahmekonzept – dies ist auch hier anzuwenden. Alle früher abgebauten oder stillgelegten Teile müssen ordnungsgemäß wieder angeschlossen sein. Falls während der Ruhezeit Teile demontiert waren, sind sie vor Start wieder zu prüfen (z.B. Blindscheiben entfernt, Ventile wieder geöffnet).

Die Wiederinbetriebnahme ist im Betriebsbuch einzutragen (Datum, wer hat freigegeben, Besonderheiten). Wenn Behörden oder Sachverständige involviert waren (z.B. TÜV-Abnahme nach Kesselreparatur), sind deren Freigabeprotokolle beizufügen.

Soll die Heizungsanlage endgültig stillgelegt und ggf. zurückgebaut werden (z.B. bei Anlagenerneuerung, Standortschließung oder Wechsel des Wärmeerzeugungssystems), so sind umfassende Schritte einzuhalten, idealerweise gemäß einer Stilllegungsplanung.

Eine strukturierte Stilllegungsplanung sollte all diese Maßnahmen detailliert beschreiben.

• Nicht-Abbau-Maßnahmen: Beschreibung aller erforderlichen Maßnahmen, die keine eigentlichen "Abbaumaßnahmen" darstellen. Das könnten z.B. sein: Bereitstellung von Handhabungs- und Lagereinrichtungen (Kran, Fässer für Öl, Container für Schrott), temporäre Nutzungsänderungen von Räumen (Heizraum wird zum Zwischenlager für demontierte Teile).

• Abbaukonzept: Darlegung der geplanten Abbauschritte und -techniken. Dies umfasst etwa: In welcher Reihenfolge werden Komponenten entfernt (zuerst Brenner demontieren, dann Kessel zerlegen etc.), welche Hilfsmittel sind nötig (Schneidbrenner, Hebezeuge, Gerüste). Eventuell muss der Kessel vor Ort in transportable Teile zerlegt werden (Brennschneiden). Auch Schutzmaßnahmen während des Abbaus gehören hier hinein (z.B. Staubschutzwände, Absaugung beim Ausbau asbesthaltiger Dichtungen falls vorhanden).

• Entsorgungskonzept: Beschreibung und Klassifizierung der anfallenden Reststoffe. Hier wird festgelegt, welche Materialien anfallen (Stahl, Kupfer, Dämmmaterial, Ölreste, Chemikalien) und wie sie jeweils zu entsorgen oder zu verwerten sind. VDI 2074 kann als Leitfaden für Umgang mit Reststoffen dienen. Insbesondere ist zu beachten, wie gefährliche Abfälle gehandhabt werden (z.B. ölhaltige Schlämme – Entsorger beauftragen, Nachweise führen). Abfallmanagement und ggf. Freigabeverfahren für kontaminierte Reststoffe (wenn etwa radioaktive oder anderweitig überwachungsbedürftige Stoffe eine Rolle spielten, was in Heizungen selten ist) müssen beschrieben werden.

• Stoffstromdarstellung: Ein Überblick der Stoffströme sollte zeigen, welche Mengen wohin gehen. Dazu gehört die Planung der Transport- und Lagerlogistik für den Abbau – z.B. Zeitfenster für Containerabholung, ggf. Zwischenlagerung gefährlicher Abfälle bis zur Abfuhr. Etwaige gegenseitige Abhängigkeiten sind zu beachten (man kann z.B. erst den Tank entsorgen, dann den Kessel abbauen etc.).

• Gefährdungsanalyse während Stilllegung: Eine umfassende Gefährdungsanalyse für Mensch, Gebäude und Umwelt ist durchzuführen, angepasst an das Gefahrenpotenzial bei den Abbauarbeiten. Hier werden alle Risiken betrachtet, die während der Demontage auftreten: z.B. Unfallgefahren für Arbeiter (Arbeiten in engen Räumen, Brandgefahr beim Schweißen), statische Risiken fürs Gebäude (Entfernen von schweren Kesseln – Traglasten beachten), Umweltauswirkungen (Staub, Lärm, evtl. Emissionen bei Schneidarbeiten). Insbesondere sind auch die eingesetzten Techniken und Gefahrstoffe während des Abbaus zu berücksichtigen (z.B. Schweißrauch, Lösungsmittel zum Reinigen). Daraus sind sicherheitstechnisch bedeutsame Prozesse abzuleiten, die besondere Maßnahmen erfordern (z.B. Lüften beim Brennschneiden, Bereithalten von Feuerlöschern).

• Sicherheitskonzept: Basierend auf obiger Analyse ist ein Sicherheitskonzept zu erstellen, um Gefahren zu vermeiden oder zu minimieren. Das umfasst Schutzmaßnahmen (PSA, Belüftung, Abschalten von Gebäudetechnik, Zugangsbeschränkungen), Notfallpläne (z.B. was tun bei Ölunfall) und Verantwortlichkeiten (Sicherheitsaufsicht vor Ort).

• Emissionsbetrachtung: Analyse eventueller Ableitungen in die Umgebung während der Stilllegung – das bezieht sich auf z.B. entweichende Gase oder entstehendes Abwasser. Konkrete Beispiele: beim Spülen eines Heizsystems können Chemikalien ins Abwasser gelangen – daher müsste neutralisiert und über einen Fettabscheider entsorgt werden. Oder beim Brennschneiden entstehen Abgase – daher lüften und Filter einsetzen. Solche Dinge sind in der Planung zu berücksichtigen.

• Betriebserhalt kritischer Systeme: Während der Demontage dürfen sicherheitstechnisch wichtige Systeme des Gebäudes nicht beeinträchtigt werden. Z.B. muss die Sprinkleranlage weiter funktionieren, auch wenn die Heizung abgestellt ist (ggf. Frostschutzmaßnahmen treffen). Oder Alarmanlagen und Brandmelder im Heizraum, falls vorhanden, sollen bis zum Ende aktiv bleiben, sofern nicht anders vereinbart. Alle erforderlichen Betriebssysteme müssen entweder in Betrieb gehalten oder temporär ersetzt werden (z.B. provisorische Heizung, falls Restwärme für Frostschutz nötig).

• Brandschutzmaßnahmen: Die Stilllegungsplanung muss auch die vorgesehenen Maßnahmen zum Brandschutz dokumentieren. Das reicht von Verhütung (keine offenen Flammen ohne Feuerlöscher bereit, Löschdecke bei Tankausbau, Absperren des Bereichs) bis zu Notfallmaßnahmen (Räumungskonzept im Brandfall während Abbau, Alarmierungskette).

All diese Punkte gewährleisten, dass eine dauerhafte Stilllegung kontrolliert und sicher abläuft, ohne Personen, Umwelt oder restliche Gebäudetechnik zu gefährden. Nach Abschluss der Stilllegung sollte ein Abschlussbericht erstellt werden, der die Durchführung bestätigt und etwaige verbleibende Punkte (z.B. kontaminierte Bauteile im Gebäude belassen?) festhält. Im Idealfall kann nach erfolgreicher Stilllegung die Behörde oder der Eigentümer bescheinigen, dass keine weiteren Risiken aus der alten Anlage hervorgehen.

Eine gründliche Dokumentation ist Grundvoraussetzung für einen rechtssicheren Betrieb und effiziente Instandhaltung. Alle beteiligten Parteien – Errichter, Betreiber, Service-Dienstleister und ggf. Behörden – müssen Zugriff auf aktuelle und vollständige Unterlagen haben. Die Dokumentation gliedert sich im Wesentlichen in zwei Teile: Anlagendokumentation (Revisionsunterlagen, technische Dokumente) und Betriebsdokumentation (Betriebsbuch, Nachweise, Anweisungen).

Laut VDI 3810 Blatt 1 trägt der Betreiber die Verantwortung, eine rechtssichere und geeignete Dokumentation vorzuhalten und laufend zu aktualisieren. Dies betrifft sowohl die Art und Weise (Ordnung, Struktur) als auch die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen. Beispielsweise sind prüfpflichtige Nachweise oft 5 Jahre oder länger aufzubewahren (je nach Vorschrift, BetrSichV fordert z.B. Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung). VDI 3810 bietet hier Beispiele, welche Dokumente erforderlich sind und wie sie gegliedert werden können.

Die technischen Dokumente, die der Anlagenerrichter bei Fertigstellung zusammenstellt, bilden die Grundlage des bestimmungsgemäßen Betriebs. Diese Unterlagen (häufig auch "Anlagendokumentation" genannt) sind bei der Abnahme der Anlage vollständig zu übergeben. Sie fließen in das oben beschriebene Anlagenbuch ein.

• Anlagenschema (Fließschema): Darstellung der Hydraulik der Heizungsanlage mit allen Komponenten, Armaturen und Regelkreisen. Dieses Schema ist essenziell, um Funktionszusammenhänge zu verstehen und im Fehlerfall schnell isolieren zu können.

• Elektroschaltpläne: Übersichtsplan der elektrischen Verschaltung sowie ausführliche Anschlusspläne der Steuer- und Regeltechnik. Damit kann der Betreiber z.B. Relais prüfen oder Kabelwege nachvollziehen.

• Zusammenstellung der technischen Daten: Eine Auflistung aller wesentlichen Kenndaten der Anlage. Dazu gehören z.B. Kesseltyp und Nennleistung, Brennerdaten (Düsen, Leistungsspanne), Pumpenförderströme, Ausdehnungsgefäßvolumen, Einstelldrücke, Ventilkennlinien, maximale Vorlauftemperatur, Frostschutzkonzentration, etc. So hat der Betreiber alle Sollwerte parat.

• Betriebs- und Wartungsanleitungen der Hersteller: Sämtliche vom Hersteller gelieferten Manuale zu Geräten (Kesselhandbuch, Brennerhandbuch, Pumpenblatt, MSR-Handbuch etc.) sind zu sammeln. Diese enthalten oft wichtige Hinweise zu Wartung (z.B. welche Schmierstoffe, welche Ersatzteile) und müssen dem Wartungspersonal vorliegen.

• Protokoll der Einweisung des Bedienpersonals: Eine Dokumentation, dass die Nutzer/Betriebsmannschaft geschult wurde. Dieses Protokoll enthält typischerweise Datum der Einweisung, Inhalte und Unterschriften der Teilnehmer. Es zeigt, dass der Errichter seiner Pflicht nachgekommen ist und der Betreiber informiert wurde.

Diese Unterlagen sind vom Anlagenerrichter zusammenzustellen und gehören zur vertraglichen Soll-Leistung (ggf. als Teil der VOB-Abrechnung). Sie sollten in strukturierter Form (möglichst digital und in Papierform) dem Betreiber übergeben werden. Ohne diese Grundlagendokumente ist ein sachgemäßer Betrieb kaum möglich.

Neben den oben genannten Standarddokumenten können weitere Unterlagen nötig sein, um den Betrieb optimal abzudecken. Diese bilden die Grundlage des Betriebsbuchs und sollten idealerweise bereits vom Errichter oder im Zuge der Inbetriebnahme erstellt werden. Falls nicht, müssen sie vom Betreiber ergänzt werden.

• Bestandszeichnungen: Pläne des Gebäudes (Grundrisse, Schnitte) mit eingezeichneter ausgeführter Heizungsanlage. Darin sieht man z.B. Rohrführungen, Heizkörperpositionen, Durchbrüche etc. Diese Zeichnungen erleichtern zukünftige Änderungen oder Fehlersuche (z.B. Leitungsverlauf bei Leck).

• Mess-, Steuer- und Regelgeräte-Liste: Ein vollständiges Verzeichnis aller MSR-Komponenten (Sensoren, Aktoren, Regler) mit Bezeichnung, Typ und Einbauort. Beispielsweise: "Raumtemperaturfühler RT-1, Typ XY, in Halle 1 Nordwand". Dies hilft bei Störmeldungen (man weiß sofort, welcher Fühler gemeint ist) und bei Ersatzteilhaltung.

• Schaltschema für Versorgungsmedien: Eine Darstellung, wie die Versorgung mit Medien strukturiert ist (z.B. Schema der Brennstoffversorgung, Druckluftversorgung etc., sofern relevant). Für eine Heizung könnte das z.B. ein Schema der Heizölversorgung (Tank -> Pumpen -> Brenner) sein.

• Funktionsbeschreibung mit Regelstrategien: Eine textuelle Beschreibung der Anlage, insbesondere der Regelungs- und Steuerungsfunktionen. Darin wird erläutert, wie die Anlage arbeitet: z.B. "Bei Außentemperatur unter 5 °C läuft Pumpe P1 ständig, Mischer regelt Vorlauf nach Heizkurve...". Zusätzlich sollten Regeldiagramme und Regelschemata beigefügt sein, die grafisch z.B. eine Heizkurve zeigen oder die Logik einer Kaskadensteuerung. Diese Informationen sind für das Verständnis und die Optimierung der Anlage durch den Betreiber sehr wertvoll.

• Einregulierungsprotokolle: Dokumentation der finalen Einstellungen und Messungen nach der Inbetriebnahme. Hierzu zählt insbesondere das Protokoll des hydraulischen Abgleichs und ggf. Luftmengenabgleichs (falls Lüftung beteiligt). DIN EN 12599 oder VDI 6031 empfehlen solche Protokolle. Zum Beispiel: eingestellte Durchflüsse pro Heizkreis, tatsächliche gemessene Raumtemperaturen, Brennereinstellung (CO₂-Wert). Diese bilden die Referenz für spätere Wartungen – der Betreiber kann nachmessen, ob sich etwas verstellt hat.

• Ersatzteil- und Betriebsstofflisten mit Entsorgungshinweisen: Listen aller Ersatzteile (wesentliche Komponenten, die erfahrungsgemäß getauscht werden müssen, z.B. Brennerdüsen, Filter, Dichtungen) und Betriebsstoffe (wie Ölsorten, Glykol etc.) samt Informationen zur Entsorgung der Altstoffe. Beispielsweise: "Altöl aus Ölbrenner – Entsorgung nach AVV 13 01 10*, durch Fachfirma". Diese Listen helfen dem Betreiber nicht nur bei der Ersatzteilbeschaffung, sondern auch bei der umweltgerechten Entsorgung im Wartungsfall.

• Energiebilanz und Auslegungskalkulation: Eine Berechnung des Brennstoff- und Energiebedarfs der Anlage. Das kann die Heizlastberechnung oder Jahresbrennstoffverbrauchsprognose sein, die im Zuge der Planung erstellt wurde. Damit hat der Betreiber einen Maßstab: z.B. erwarteter Gasverbrauch 500 MWh/Jahr. Wenn der Ist-Verbrauch deutlich darüber liegt, kann nach Ursachen gesucht werden.

• Datenpunktliste GA: Falls die Anlage in die Gebäudeautomation integriert ist, sollte eine Datenpunktliste nach VDI 3814 vorliegen. Darin sind alle GA-Punkte (Sensoren, Aktoren, Meldungen) mit Adresse, Kurzname und Beschreibung aufgeführt. Dies ist hilfreich für die GA-Administration und Fehlersuche (z.B. weiß man welcher Fühler dem Punkt "T_RL_Kessel1" entspricht).

• Programm- und Parameterlisten: Die Software der Heizungssteuerung bzw. GA-Anlage sollte dokumentiert sein. Idealerweise gibt es ausgedruckte Programmlisten (oder zumindest Abläufe in Funktionsplan-Darstellung) sowie Parameterlisten aller eingestellten Werte (Heizkurvenparameter, Schaltzeiten, PID-Reglerparameter etc.). Damit kann der Betreiber bei Bedarf Einstellungen rekonstruieren oder modifizieren und hat im Falle eines Steuergerätetausches die Werte parat.

Die obigen Dokumente sollten – wenn sie nicht vom Errichter geliefert wurden – vom Betreiber angefordert oder selbst erstellt werden. Oft werden solche Unterlagen im Leistungsverzeichnis der Ausschreibung ausdrücklich gefordert oder als besondere Leistung vereinbart. Der Betreiber sollte überprüfen, ob diese vorhanden sind, da sie seine Arbeit erheblich erleichtern.

Wie unter Begriffe erläutert, ist die Erstellung von Betriebsanweisungen eine grundsätzliche Pflicht des Betreibers. Diese Anweisungen müssen so gestaltet sein, dass das zuständige Personal alle Informationen hat, um die Anlage sicher und korrekt zu bedienen.

• Sie müssen schriftlich und verständlich verfasst sein. Das heißt, in deutscher Sprache (bzw. der Sprache der Belegschaft), übersichtlich gegliedert, mit Klartext statt nur Fachchinesisch.

• Sie sollen konkret auf die Anlage zugeschnitten sein. Allgemeine Texte helfen wenig – es muss drinstehen, was genau hier zu tun oder zu lassen ist (z.B. "Einmal täglich den Kesselraum begehen und Druck prüfen" oder "Bei Geruch von Gas sofort XY tun").

• Sie müssen Sicherheitsaspekte enthalten. Nach ArbStättV und DGUV-Vorschriften sind Betriebsanweisungen insbesondere gefordert, um Mitarbeiter vor Gefahren zu schützen. Daher gehört in jede Betriebsanweisung ein Abschnitt "Gefahren und Schutzmaßnahmen".

• Ein Sonderfall sind Betriebsanweisungen mit ausschließlich sicherheitstechnischen Inhalten – diese werden manchmal getrennt als "Sicherheitsanweisungen" ausgehängt (z.B. bei Gefahrstoffen, aber auch bei Anlagen). Hier kann es z.B. eine Aushangpflicht geben (DGUV Regel). Für die Heizungsanlage könnte eine Sicherheitskurzanweisung an der Kesselraumtür sinnvoll sein: Piktogramme, Verbote (Nicht für Unbefugte etc.), Hinweis "Kein offenes Licht", "Im Störfall: ..." etc.

Der Betreiber sollte Betriebsanweisungen für alle relevanten Szenarien erstellen, z.B. eine Allgemeine Betriebsanweisung Heizzentrale, evtl. separate für Wartungsarbeiten (wenn eigenes Personal wartet) und Störungsfall. Diese Anweisungen sind dem Personal bekannt zu machen und leicht zugänglich bereitzuhalten (Aushang im Heizraum, im Betriebstagebuchordner, digital im Instandhaltungsportal etc.). Sie müssen bei Bedarf aktualisiert werden, insbesondere wenn sich etwas ändert (neuer Brennstoff, geänderte Vorschriften).

Das Betriebsbuch ist bereits unter Begriffe und zuvor im Text mehrfach erwähnt worden – es ist das fortlaufende Journal des Anlagenbetriebs. Gemäß VDI 3810 soll für jede Anlage ein solches Buch geführt werden.

• Wesentliche Vorkommnisse des Betriebsablaufs: z.B. besondere Betriebsereignisse, Abweichungen, aber auch positive Beobachtungen (z.B. "Neuer Kessel in Betrieb genommen am ...", "Sommerbetrieb ab ... bis ...").

• Störungen und deren Behebung: Jeder Störfall mit Datum/Uhrzeit, Beschreibung der Störung, getroffenen Maßnahmen zur Behebung, beteiligtes Personal/Firmen, Erfolg der Maßnahme. Störungen sind unverzüglich einzutragen, damit nichts vergessen geht.

• Kennzeichnende Betriebsdaten: Das können regelmäßige Aufzeichnungen sein, z.B. wöchentlicher Zählerstand Brennstoff, monatlicher Wärmeverbrauch, Temperaturen, Druck nachjustiert etc. Falls die GA dies automatisiert liefert, können die Reports ins Buch integriert werden.

• Wiederholungsprüfungen durch Behörden/Sachverständige: Jede behördlich angeordnete oder gesetzlich vorgeschriebene Prüfung ist mit Datum, Prüfer und Ergebnis einzutragen. Beispielsweise: "10.02.2025 – Emissionsmessung Schornsteinfeger, Ergebnis: CO=xx mg/m³, i.O., nächster Termin Feb 2027".

• Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen: Je nach Führungsstil kann man diese entweder nur im Anlagenbuch (Wartungsberichte abheften) dokumentieren oder auch ins Betriebstagebuch kurz eintragen ("05.07.2025 – Jahreswartung durchgeführt durch Fa. X, siehe Bericht Nr.123/25").

Das Betriebsbuch kann schriftlich oder elektronisch geführt werden. Wichtig ist, dass es fortlaufend ist, d.h. keine Lücken, und dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind (bei Papier: keine Radiererei; bei elektronisch: Versionierung). Im Kontext moderner Anlagen werden oftmals GA-Reports oder Auszüge eines technischen Monitoringsystems als Teil des Betriebsbuchs genutzt. So kann z.B. ein Wochenreport alle Alarme auflisten – dieser wird ausgedruckt und beigelegt. Diese Hilfsmittel entbinden jedoch nicht davon, manuelle Einträge zu machen, wenn etwas außerhalb des Erfassten passiert.

Ein ordnungsgemäß geführtes Betriebsbuch dient als Nachweis der Betriebsführung. Bei Schadensfällen kann es zeigen, dass der Betreiber alles Nötige getan hat (oder eben Lücken offenbaren, falls nicht). Daher sollte der Betreiber im eigenen Interesse das Betriebstagebuch sorgfältig pflegen.

Der Betreiber muss auch definieren, wie lange das Betriebsbuch aufbewahrt wird. Im Zweifel sollte es über mehrere Jahre aufbewahrt werden (mindestens 5 Jahre oder länger, falls z.B. noch Mängelansprüche laufen).

Der Betreiber ist verpflichtet, alle für den Betrieb und die Instandhaltung relevanten Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren und auf aktuellem Stand zu halten. Dabei sind etwaige gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten (z.B. 3 Jahre für Arbeitsmedizin, 10 Jahre für prüfpflichtige Anlagenunterlagen, unbefristet für Anlagenbücher bei Störfallanlagen etc.).

• Wichtig: Für bestimmte Nutzungen der Anlage oder des Gebäudes können zusätzliche Dokumentationspflichten bestehen. So ist es im Besonderen bei heiztechnischen Anlagen, die dem Betrieb von Arbeitsstätten dienen und als Arbeitsmittel nach BetrSichV gelten. Hier verlangt z.B. die BetrSichV, dass Gefährdungsbeurteilungen und Prüfnachweise vorhanden sind. Diese müssen abrufbar sein. Ebenso kann die Behörde Dokumente sehen wollen, etwa wenn es eine sicherheitstechnische Überprüfung gibt.

• Bei Sonderbauten (per Landesrecht definierte Gebäude mit besonderen Risiken, z.B. Industriebauten bestimmter Größe, Versammlungsstätten) sind laut Bauordnung oft spezielle Dokumentationen vorgeschrieben. Z.B. ein Brandschutzbuch, regelmäßige Wartungsnachweise für sicherheitstechnische Anlagen etc. Für Heizungsanlagen kann es hier Vorgaben geben, z.B. im Rahmen des Brandschutzkonzepts. Der Betreiber muss diese Auflagen kennen und erfüllen.

• BW&B-Unterlagen: In VDI-Terminologie sind Betriebs-, Wartungs- und Bedienungsunterlagen (BW&B) die zentralen Dokumente, die alle für den Betrieb und Erhalt notwendigen Informationen enthalten. Sie gewährleisten eine dauerhafte Systembeschreibung und kombinieren Instruktionen für Betrieb und Instandhaltung. Zu den BW&B-Unterlagen zählen im Grunde all die oben genannten Dokumente (Pläne, Anleitungen, Anweisungen, Protokolle). Sie stellen sicher, dass – auch wenn Personal wechselt – das Wissen über die Anlage nicht verloren geht.

• VDI 3810 fordert, dass diese Unterlagen einen Mindeststandard enthalten und auf alle geltenden lokalen Vorschriften hinweisen. D.h., irgendwo in den Unterlagen sollte eine Übersicht sein, welche Verordnungen für diese Anlage relevant sind (ähnlich wie wir hier im Dokument hatten), damit ein Betreiber weiß, wo er nachschlagen muss.

• Die BW&B-Unterlagen sind dem Betreiber bei der Einweisung zu übergeben. Es sollte protokolliert sein, dass er sie erhalten hat. Danach obliegt es dem Betreiber, sie fortzuschreiben und aufzubewahren. Änderungen an der Anlage => Pläne aktualisieren; neue Vorschrift => Dokumentation ergänzen etc.

• Ein wichtiger Teil: Anweisungen müssen alle Unterlagen und Angaben enthalten, die zum Betreiben und Instandhalten erforderlich sind. D.h., die Betriebsanweisung sollte auf die entsprechenden Detaildokumente verweisen (z.B. "siehe Wartungsplan in Anlagenbuch").

• Pflichten des Anlagenerrichters bzgl. Dokumentation: Der Errichter muss für seinen Leistungsumfang umfassende Unterlagen liefern. Dazu gehören je nach Vertrag auch erklärende Bilder/Zeichnungen, Herstellerdokumente, Genehmigungsunterlagen (z.B. Baugenehmigung, Emissionsschutzbescheid falls vorhanden) und eine Zusammenstellung der regelmäßig benötigten Austauschteile sowie Verbrauchsmaterialien und Angaben zur Lage wesentlicher Einbauteile (z.B. wo sind alle Fühler, Regler, Sicherheitseinrichtungen verbaut). Gerade letztere Info – die Lage – ist wichtig, damit der Betreiber weiß, wo er z.B. nach einem versteckten Temperatursensor suchen muss.

Im Ergebnis sollte beim Start des Betriebs ein vollständiges Handbuch der Heizungsanlage vorliegen, das sowohl die technischen Aspekte (Pläne, Daten) als auch die organisatorischen (Betriebsführung, Wartung) abbildet. Dieses Handbuch ist vom Betreiber sorgfältig zu pflegen.